Puede agregar un subformulario a un formulario para proporcionar datos relacionados de una relación de uno a varios. Esto le permite presentar muchos registros relacionados dentro de un registro.
Un subformulario es un formulario anidado dentro de otro formulario. Por lo general, contiene datos que son relevantes para el registro que está actualmente abierto en el formulario principal.
Por ejemplo, podría tener un formulario que muestre un pedido y un subformulario que muestre cada artículo dentro del pedido.
O bien, podría tener un formulario que muestre una banda, con un subformulario que muestre cada álbum que esa banda ha lanzado.
Aquí hay otro ejemplo. Agregaremos un subformulario a un formulario que contiene información sobre países. El subformulario mostrará las ciudades dentro de cada país.
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Abrir el formulario
En el panel de navegación izquierdo, haga clic con el botón derecho en el formulario y seleccione Vista de diseño del menú contextual.
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Expandir la barra de herramientas de controles
Ubique los Controles grupo sobre el Diseño pestaña en la cinta.
Haga clic en la pequeña flecha hacia abajo para expandir la lista de controles de formulario disponibles.
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Seleccione la opción de subformulario
Haga clic en Subformulario/Subinforme icono para seleccionarlo.
Luego haga clic en el formulario, en la ubicación en la que desea que se muestre el subformulario.
Esto inicia el asistente de SubForm.
Puede pasar el cursor sobre cada icono para ver qué control representa.
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Seleccione la fuente de datos que se usará para el subformulario
Tiene la opción de basar su subformulario en una tabla o consulta, o en un formulario existente.
En este ejemplo, seleccionaremos Usar tablas y consultas existentes .
Una vez que haya seleccionado la opción, haga clic en Siguiente> .
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Seleccione los campos
Si seleccionó Usar tablas y consultas existentes , ahora se le pedirá que seleccione los campos para usar en el subformulario.
Seleccione la tabla o consulta de la lista desplegable.
En el panel izquierdo, seleccione cada campo que necesite en el subformulario, luego haga clic en el pequeño > para moverlo al panel derecho.
Puede seleccionar campos de más de una tabla o consulta. Simplemente seleccione otra tabla/consulta del menú desplegable cuando haya terminado con la primera.
Una vez hecho esto, haga clic en Siguiente> .
También puede hacer doble clic en un campo para moverlo al otro panel.
También puede utilizar >> botón para mover todos los campos.
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Elija el campo de enlace
Debe haber un campo que vincule el formulario principal y su subformulario. Suele ser un campo de ID o similar.
Si configuró previamente una relación para las tablas, Access adivinará qué campo usar en función de la clave principal y la clave externa de la relación.
En esta parte del asistente, Access le brinda la oportunidad de elegir su propio campo o seleccionar otro de la lista proporcionada.
Para este ejemplo, lo dejamos en el campo que Access adivinó.
Una vez que haya seleccionado un campo, haga clic en Siguiente> .
Técnicamente, no hay necesidad ser un campo de enlace. Puede seleccionar Ninguno .
Sin embargo, probablemente terminará con un subformulario que muestra datos que no tienen nada que ver con el registro actual. Todos los registros mostrarán el mismo subformulario con los mismos datos.
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Nombre del subformulario
Introduzca un nombre para el subformulario.
Haga clic en Finalizar .
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El subformulario en la vista de diseño
El subformulario ahora se agrega al formulario, en la ubicación en la que hizo clic en el paso 3.
En la vista de diseño, aparece como un gran formulario incrustado.
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Modificar si es necesario
Es posible que deba realizar algunos ajustes menores en el formato. Por ejemplo, es posible que deba ajustar la posición de la etiqueta, los colores, el peso de la fuente, etc.
Cambie a Vista de diseño y vuelva a Vista de diseño para modificar según sea necesario.
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El subformulario terminado
Ahora cambie a Vista de formulario para ver cómo se muestra al usuario.
Aparece el formulario principal, con el subformulario incrustado en él. El subformulario se muestra en la vista Hoja de datos, al igual que una tabla normal o los resultados de una consulta.
A medida que navega por los registros del formulario principal, los datos del subformulario se actualizan.
Los subformularios en la Vista de hoja de datos a veces se denominan subhojas de datos.
La Vista de hoja de datos no es la única vista en la que se puede mostrar un subformulario. Puede usar la Hoja de propiedades para cambiar la vista predeterminada a Formulario único, Formularios continuos o Vista dividida.
Para hacer esto, busque la Vista predeterminada propiedad.
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Guardar el subformulario
Cuando guarda el formulario, el subformulario se guarda como un formulario separado.
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Ver el subformulario como un formulario independiente
El subformulario aparece en el panel de navegación como cualquier otro formulario; después de todo, es solo otro formulario.
Cuando lo abra, probablemente se abrirá en la Vista de hoja de datos (suponiendo que esa sea la vista que eligió para el subformulario).
Siempre puede cambiar su vista predeterminada (a través de la Hoja de propiedades); sin embargo, tenga en cuenta que esto también afectará la forma en que se muestra el subformulario dentro del otro formulario.
Cuando se muestra como un subformulario (dentro de otro formulario), solo muestra los datos que son relevantes para el registro actual de su formulario principal. Sin embargo, cuando se abre como un formulario independiente, muestra todos los datos.
