Puede crear un informe agrupado fácilmente con el Asistente para informes en Access 2016.
Un informe agrupado (también conocido como informe de resumen) es un informe en el que se utilizan uno o más campos para agrupar los otros campos. Esto puede ser útil si un campo tiene muchos valores repetidos, ya que puede mostrar el valor una vez y luego mostrar todos los registros que pertenecen a ese grupo.
A continuación, utilizaremos el Asistente para informes para crear un informe agrupado.
-
Ejecutar el asistente de informes
Haga clic en Asistente de informes en la cinta (desde Crear pestaña).
-
Seleccione los campos
Seleccione los campos que desea que aparezcan en el informe. Puede seleccionar campos de más de una tabla o consulta.
Para ello, seleccione una tabla o consulta utilizando la lista desplegable.
Luego haga doble clic en un campo en el panel izquierdo para moverlo al panel derecho. Repita esto para cada campo que aparecerá en el informe. Los campos del panel derecho aparecerán en el informe.
Repita para cada tabla/consulta relevante.
Una vez hecho esto, haga clic en Siguiente> .
También puede seleccionar un campo y luego usar
> para moverlo al otro panel.Puede utilizar
>> botón para mover todos los campos. -
Elija una tabla/campo de agrupación
En el panel izquierdo, seleccione la tabla o consulta que contiene el campo por el que se debe agrupar el informe.
El panel derecho mostrará una vista previa basada en su selección.
Haga clic en Siguiente> .
La vista previa solo agrupará el informe si encuentra un campo adecuado para agrupar. De lo contrario, mostrará los campos desagrupados.
Si la vista previa no muestra ninguna agrupación aquí, entonces su informe no estará agrupado. En este caso, deberá regresar y agregar un campo adecuado para agrupar el informe.
Alternativamente, puede modificar el informe más tarde y elegir el campo de agrupación en ese momento.
-
Agregue agrupación adicional si es necesario
El acceso ahora le brinda la oportunidad de especificar más niveles de agrupación si es necesario.
En nuestro ejemplo, lo dejaremos como está (en un nivel de agrupación).
Haga clic en Siguiente> .
-
Especifique el orden de clasificación si es necesario
Puede especificar campos por los que ordenar los detalles del informe. Esto ordena los campos dentro de cada grupo (no los campos agrupados).
Una vez hecho esto, haga clic en Siguiente> .
-
Elija un diseño
Seleccione uno de los diseños preestablecidos para el informe.
La vista previa se actualizará cuando seleccione un elemento. Siéntete libre de seleccionar cada uno para ver cómo afecta el diseño.
También puede cambiar la orientación a Horizontal si es necesario.
Para nuestro ejemplo, dejaremos el informe con un Escalonado diseño y un Retrato orientación.
Una vez hecho esto, haga clic en Siguiente> .
-
Dé un nombre al informe
Introduzca un nombre para el informe.
También tiene la opción de obtener una vista previa del informe o modificar su diseño una vez que el asistente haya terminado de crearlo.
Para nuestro ejemplo, lo dejaremos en Vista previa del informe .
Haga clic en Finalizar para generar el informe.
-
El informe
El informe ya está creado. Se agrupa tal como especificamos.
Reformatear el Informe
Es posible que deba reformatear un poco para que el informe se vea más presentable.
En nuestro ejemplo, necesitaremos expandir el ancho del campo de fecha, y tal vez reorganizar los campos un poco, y tal vez eliminar los bordes y ajustar los colores de fondo.
-
Eliminar borde
A Access le encanta poner bordes alrededor de los campos. Si no desea el borde, puede eliminarlo.
Seleccione los campos de los que desea eliminar el borde.
Ahora haga clic en Contorno de forma del Formato en la pestaña de la cinta y seleccione Transparente del menú contextual.
-
Revise los colores alternos
Asegúrese de prestar atención a cómo se representan los colores alternativos (es decir, los que Access aplica automáticamente a los informes).
Los colores alternos en un informe agrupado pueden reducir la claridad del campo agrupado. Es posible que encuentre que el campo agrupado comparte su color alternativo con el campo anterior o el campo posterior. Esto termina reduciendo ese aspecto "agrupado" y posiblemente podría confundir al lector en cuanto a qué campos están realmente agrupados.
-
Eliminar los colores alternos
Para eliminar los colores alternos, seleccione la sección Detalles del informe en la Vista de diseño.
Luego haga clic en Color de fila alternativo del Formato en la pestaña de la cinta y seleccione Sin color del menú contextual.
Puede hacer lo mismo para el campo agrupado. Para seleccionar el campo agrupado, seleccione FieldName Encabezado donde Nombre de campo es el nombre del campo agrupado.
También puede usar un tipo de letra en negrita para el campo agrupado al seleccionar el campo y luego hacer clic en el ícono Negrita en la cinta.
-
El informe terminado
Ahora, al ver el informe en Vista previa de impresión (u otra vista), se mostrará el informe sin los colores alternos.
En nuestro ejemplo, el campo agrupado también se muestra en negrita (después de que lo hayamos puesto en negrita con el comando Negrita en la cinta).
