Tipos de campo y usos en las bases de datos de Access 2019

• Texto breve
• Texto largo
• Número
• Moneda
• Autonumeración (este tipo de datos se aplica, de forma predeterminada, al campo de ID de inicio en cualquier tabla nueva)
• Fecha/Hora
• Sí/No
• Búsqueda y relación
• Texto enriquecido
• Adjunto
• Hipervínculo
• Objeto OLE
• Calculado
• Asistente de búsqueda

Por ahora, baste decir que el campo Autonumérico mencionado anteriormente es un campo que contiene un número generado automáticamente para que cada registro sea único en el sentido de que tiene un Autonumérico único, o ID.

Por ahora, no se preocupe por averiguar qué es cada tipo de campo o qué hace en función de su nombre; repasaré cada uno en breve. Sin embargo, como puede ver, la lista cubre casi cualquier tipo de datos que pueda imaginar. Y recuerde, cada uno se puede personalizar ampliamente, lo que da como resultado campos que se adaptan exactamente a sus necesidades.

• Texto breve: Almacena hasta 255 caracteres de texto:letras, números, puntuación y cualquier combinación de los mismos.
• Texto largo: Esto reemplaza el tipo de campo Memo que se encuentra en las versiones 2010 y anteriores. Un campo de texto largo contiene hasta 64 000 caracteres de información, es decir, casi 18 páginas de texto. Este es un realmente grande campo de texto. Es excelente para notas generales, descripciones detalladas y cualquier otra cosa que requiera mucho espacio.

Los números en un campo de texto no son números para calcular; son solo un montón de dígitos que pasan el rato juntos en un campo. Tenga cuidado con este hecho cuando diseñe las tablas en su base de datos:no desea ingresar, por ejemplo, un valor que pretende usar en un campo Calculado o extraer algún otro tipo de información de un informe y tener ese valor. almacenado como texto, haciéndolo inoperable como un número. Si los datos son numéricos, guárdelos de esa manera.

• Número: Contiene números reales y seguros. Puede sumar, restar y calcular su camino a la fama y la fortuna con campos numéricos. Pero si está trabajando con dólares y centavos (o libras y peniques), use un campo Moneda en su lugar.
• Moneda: Realiza un seguimiento del dinero, los precios, los importes de las facturas, etc. En una base de datos de Access, la responsabilidad se detiene aquí. De hecho, también lo hacen la lira, el marco y el yen. Si te apetece algo otro tipo de número, consulte el campo Número.
• Fecha/Hora: Almacena la hora, la fecha o una combinación de ambas, según el formato que utilice. Use un campo de Fecha/Hora para rastrear los cuándos de la vida. Bastante versátil, ¿eh?
• Sí/No: Sostiene Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado, según el formato que elija. Cuando necesite un simple sí o no, este es el campo que debe usar.
• Búsqueda y relación: Si desea que un campo dentro de una tabla muestre realmente el contenido de un campo en otra tabla, elija este como el tipo de campo. Tan pronto como se elige este tipo de campo, se abre un Asistente de búsqueda simple, a través del cual selecciona la tabla y el campo para buscar a través de este nuevo campo en su tabla.
• Texto enriquecido: ¿Necesita que el contenido de un campo en particular tenga el formato adecuado? Elija este tipo de campo y el formato aplicado a los datos en el campo (usando las herramientas de Formato de texto en la pestaña Inicio) será como aparece en la pantalla y en los informes.
• Objeto OLE: Puede utilizar el tipo de datos Objeto OLE para vincular o incrustar un objeto, como una hoja de cálculo de Excel o un documento de Word, en una tabla de Access.
• Adjunto: Utilice este tipo de campo para adjuntar archivos (documentos de Word, hojas de cálculo de Excel, presentaciones de PowerPoint o cualquier otro tipo de archivo, incluidos gráficos (¿una foto del voluntario, el producto o la ubicación, tal vez?)) al registro.
• Hipervínculo: Gracias a este tipo de campo, Access comprende y almacena el lenguaje de enlace especial que hace de Internet un lugar tan poderoso. Si usa Access en la red de su empresa o usa mucho Internet, este tipo de campo es para usted.
• Calculado: Use este tipo de campo cuando desee completar el campo en cuestión con el resultado de una fórmula que usa uno o más campos en la misma tabla. Por ejemplo, en una tabla que contiene una lista de sus productos, otros campos pueden incluir Precio y Descuento. Si también desea tener un campo que calcule el nuevo precio (el Precio, menos el Descuento), lo convertiría en un campo Calculado. Cuando elige esto como el tipo de campo, usa un submenú para elegir qué tipo de datos albergará el resultado, y luego aparece un cuadro de diálogo Generador de expresiones, a través del cual configura la fórmula.

Campos comunes para tablas diarias

Símbolos prohibidos

Por supuesto, otro tipo de campo (enumerado en la columna Tipo) no es un campo de texto corto ni de texto largo; también verá el campo Hipervínculo. Este tipo de datos también se considera texto, pero el tipo de datos Hipervínculo almacena URL, como URL, no solo como una cadena de texto y puntuación.

Si todo este asunto de texto versus números te confunde, recuerda que las computadoras creen que hay una diferencia entre un número (que usaría en un cálculo) y una cadena de dígitos, como los dígitos que componen un número de teléfono. Cuando se trata de diferentes tipos de campos de texto, se trata de cuánto texto se almacenará en el campo y si necesita algún formato especial para funcionar correctamente en la base de datos.