Casi todas las empresas del mundo utilizan Microsoft Excel. Para crear hojas de cálculo simples, es probablemente el mejor software del mundo. Pero a medida que una empresa crece y las hojas de cálculo se vuelven más complicadas, Excel mostrará sus limitaciones. Aquí es donde entra Microsoft Access.
Cuando su empresa administra grandes conjuntos de datos, podría ser el momento de comenzar a considerar migrar sus datos a Access. MS Access es un excelente programa de software que puede optimizar su contabilidad, gestión de productos y más.
Aquí hay 6 formas en que Microsoft Access puede respaldar sus funciones comerciales:
1. Fácil de desarrollar una base de datos personalizada
La función principal de Microsoft Access es la creación de bases de datos personalizadas. La impresionante funcionalidad le permite trabajar con grandes conjuntos de datos y mantener la información de manera estructurada. Ya sea que trabaje con datos de clientes o con los suyos propios, esto puede ser extremadamente importante tanto para la seguridad como para la administración del tiempo.
La creación de una base de datos personalizada puede ser extremadamente útil para múltiples procesos comerciales, incluida la gestión del tiempo de inventario, la gestión de proyectos y más. Microsoft Access Development es la solución más versátil para crear una base de datos personalizada para su negocio. Es relativamente fácil de entender, ahorra mucho tiempo y puede resultar en costos más bajos para su negocio.
2. Mantenga la consistencia
Cuando se trata de trabajar con datos, es importante mantener la coherencia. Con Microsoft Access, puede minimizar las incoherencias o los errores causados por errores humanos. Esto es gracias a la capacidad de automatizar procesos en Access. En lugar de registrar datos a mano, Access puede extraer datos de múltiples fuentes diferentes e incluso identificar discrepancias en los datos. Por ejemplo, si su negocio hizo un promedio de 200 ventas por día y de repente se registraron 2000, podría averiguarlo con una consulta de Access.
La contabilidad es uno de los procesos comerciales donde la consistencia es vital. A lo largo del año, los números detrás de un negocio deben registrarse de manera precisa y consistente. Cuando estos datos se registran en Excel (u otro programa de hoja de cálculo, existe un gran potencial de error humano. El uso de Access puede eliminar este riesgo de error humano a través de la automatización. Por lo tanto, es una opción más segura para las empresas.
Otra forma de mantener la consistencia es usar menús desplegables para la selección de una lista estándar, lo que permite a los usuarios evitar escribir valores y acelerar la entrada de datos.
3. Accesibilidad
La accesibilidad es otra razón por la que las grandes empresas optan por MS Access. Si un usuario realiza un cambio en una base de datos, esto se mostrará inmediatamente a otros usuarios. Esto hace que sea mucho más fácil para los empleados trabajar en el mismo archivo. Funciona como una solución basada en la nube, lo que la hace excelente para la colaboración instantánea.
Microsoft Access también es relativamente fácil de usar. Para los usuarios existentes de MS Office, la interfaz es intuitiva. Sin embargo, para crear bases de datos complejas, los empleados necesitarán cierta capacitación. La simplicidad y la escalabilidad de MS Access son grandes beneficios:puede ser utilizado por todos, desde personal no capacitado hasta consultores de Microsoft Access.
4. Base de datos de productos
Microsoft Access es una gran plataforma para usar para almacenar un inventario comercial. Cuando su negocio crezca, necesitará crear hojas de cálculo más complejas que contengan información de productos y cifras de ventas. No puede esperar que todo su personal recuerde nombres extensos, descripciones o códigos asociados con cada elemento de la base de datos. Aquí es donde entra en juego Microsoft Access:permite a los usuarios buscar elementos por nombre, código o descripción, e incluso exportar los datos a una hoja de cálculo de Excel. Esto también es útil para monitorear los niveles de existencias.
5. Bases de datos fáciles de migrar
Microsoft Access es el software de base de datos más popular del mundo y existe desde 1992. Eso significa que los desarrolladores han tenido mucho tiempo para hacerlo fácil de usar. Este diseño fácil de usar se extiende más allá del almacenamiento real de datos a tareas más complicadas como la migración de datos. Puede migrar fácilmente conjuntos de datos de otros programas de bases de datos y usar herramientas de datos de Microsoft como SQL Server.
6. Rentable
A medida que su negocio se expande, necesitará almacenar más datos. Contratar a una empresa externa para administrar su almacenamiento de datos puede ser costoso, por lo que es más rentable mantenerlo internamente. Eso significa que necesita un software de almacenamiento de datos. Microsoft Access no solo es uno de los mejores, también es uno de los más asequibles. En primer lugar, tiene un precio asequible, lo que significa que empresas de cualquier tamaño pueden comprarlo. Además, las actualizaciones se publican anualmente para que pueda continuar usando la última versión de Access de forma gratuita.
En comparación con Excel, Access no tiene límite en el número de filas de datos por tabla, compárelo con el límite de 1 048 576 filas de Excel.
Probablemente ya esté pagando por una edición profesional de MS Office, lo que significa que no necesita gastar más en Access. Junto con los otros beneficios de este artículo, la asequibilidad de MS Access hace que sea difícil competir con soluciones alternativas.
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