Use el asistente de acceso para exportar rápidamente datos a Excel
Se aplica a:Microsoft Access 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y 365 (Windows)
Microsoft Access incluye un asistente de exportación fácil de usar que se puede usar para exportar tablas, consultas, formularios o informes a Excel. Ciertos objetos se exportan mejor que otros. Por ejemplo, un formulario tabular se exporta en un formato más útil que un formulario en columnas. Cuando exporta datos a Excel, se envía una copia de los datos seleccionados a Excel. Es común que muchos usuarios en una organización utilicen Excel, por lo que los datos en formato Excel pueden funcionar bien, especialmente si hay un número limitado de usuarios de Microsoft Access.
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Exportación mediante la cinta de opciones
Para iniciar el asistente de exportación de Access to Excel:
- Haga clic en la pestaña Datos externos en la cinta.
- Haga clic en el botón Excel en el grupo Exportar. Aparece el asistente.
Exportación con o sin formato
Puede exportar datos de tablas y consultas a Excel con o sin formato. Sin embargo, los formularios y los informes no se pueden exportar sin formatear.
Si exporta una tabla sin formato, se exportan todos los campos y registros. Si desea exportar registros filtrados en una tabla, debe exportar con formato para que solo los registros filtrados se envíen a Excel. Además, si exporta con formato, se respeta la configuración de la propiedad Formato, se excluyen las columnas ocultas y se exportan los valores de búsqueda y los hipervínculos completos.
Cómo se exportan los controles, totales y campos calculados de Access a Excel
Los campos calculados, los totales y los controles creados en Access se exportarán como valores, no como cálculos.
Exportar a Excel usando el asistente de Access
Para exportar datos a Excel desde Access:
- Abra la tabla, consulta, formulario o informe que desea exportar. Por lo general, obtendrá los mejores resultados si utiliza una tabla o una consulta. Si es necesario, aplique un filtro. Si no necesita filtrar registros, simplemente haga clic en el objeto en el panel de navegación.
- Haga clic en la pestaña Datos externos en la cinta.
- En el grupo Exportar, haga clic en Excel. Se abre el asistente.
- Ingrese un nombre para el archivo (si ingresa el mismo nombre que un libro de trabajo existente en el destino, se le pedirá que lo reemplace) y haga clic en el botón Examinar para seleccionar una ubicación para el archivo. Elija otras opciones en el asistente, como incluir formato, si desea abrir el archivo de destino y si desea exportar registros filtrados o seleccionados. Si está reemplazando un libro de trabajo existente, el archivo debe cerrarse primero.
- Haga clic en Aceptar. Si ha elegido abrir el archivo de destino cuando esté completo, Excel se abrirá automáticamente.
Cuando asigne un nombre al libro de Excel durante este proceso, es posible que desee incluir una fecha en el nombre si necesita conservar copias de los datos para fechas específicas. Al final del proceso o cuando regrese a Access, aparecerá un cuadro de diálogo que le preguntará si desea guardar los pasos de exportación. Si exporta con regularidad, puede guardar los pasos de exportación para volver a utilizarlos.
