Suponga que tiene una base de datos de acceso que contiene los nombres y direcciones de sus clientes. De vez en cuando, es posible que desee o necesite enviar una carta estándar a cada cliente que haya optado por recibir dichos correos. Sin embargo, usted es consciente de que estas cartas se verán mucho mejor y funcionarán de manera mucho más efectiva si se personalizan para cada destinatario en particular. Un ejemplo básico de esto es imprimir el nombre y la dirección del cliente en la parte superior de la carta e incluir el título y el apellido del cliente en la línea de saludo. Podemos ir mucho más allá, por supuesto, e incluir información sobre la cuenta del cliente e incluso sus pedidos anteriores (si corresponde).
Hay dos formas de hacerlo. Podríamos crear un informe de acceso que está muy bien. Después de todo, los datos se almacenan en Access, entonces, ¿por qué no crear una carta por medio de dicho informe? Ciertamente es posible hacerlo. Sin embargo, puede haber una ventaja en fusionar los datos de sus clientes almacenados en una tabla o consulta de Access en un documento de procesamiento de texto de MS Word. Podría decirse que es mucho más fácil sentarse y redactar una carta estándar bien presentada usando MS Word (que crear el mismo documento en un informe de Access). Podría decirse que Word es una mejor herramienta para este trabajo en particular.
Combinar correspondencia El proceso mediante el cual los datos de una tabla se integran en un documento de procesamiento de texto se conoce como combinación de correspondencia. . El siguiente ejercicio explica cómo usar la información de la tabla de acceso en la Figura 1 a continuación.

Figura 1: El esquema de la tabla de Access que usaremos.

Conexión a datos de acceso Esta primera etapa del proceso consiste en conectar MS Word a la base de datos donde se almacenan los datos del cliente. Vamos a trabajar en un documento en blanco aquí, pero normalmente comenzaría redactando su carta estándar. El objeto de este ejercicio es mostrar cómo un documento de Word obtiene acceso a los datos en una tabla o consulta de MS Access (en lugar de cómo componer un documento de Word bien presentado per se).

1. Abra MS Word.
2. Haga clic en el icono SELECCIONAR DESTINATARIOS. Está ubicado en el grupo INICIAR COMBINACIÓN DE CORREO de la cinta CORREO. Al hacer clic en el icono, aparece un menú desplegable.
3. Seleccione USAR LISTA EXISTENTE del menú desplegable.
4. Busque la ubicación de su base de datos de Access (en la ventana que se abrió) y haga doble clic en su nombre de archivo. Esto abre el cuadro de diálogo SELECCIONAR TABLA en el que verá todas las tablas y consultas de su base de datos.

   Figura 2:La TABLA DE SELECCIÓN formulario de diálogo.

5. Haga doble clic en el nombre de la tabla o consulta que contiene los nombres y direcciones de los clientes. Estamos interesados ​​en el tblCustomer. A continuación, se cierra el formulario de diálogo. Ahora está listo para seleccionar qué campos usar en su documento.

Tabla de acceso o campos de consulta Ahora nos hemos conectado a la base de datos de acceso y la tabla en la que se almacenan los datos del cliente. La siguiente etapa del proceso es insertar campos de esa tabla en el propio documento de Word. Vamos a usar campos para ingresar la dirección del cliente en la parte superior de la carta y para producir una línea de saludo. Si quisiéramos, también podríamos ir más allá e insertar datos de la tabla con el texto principal de la carta.

1. Haga clic en la ubicación del documento donde se insertará el campo.
2. Haga clic en la mitad inferior del icono del botón dividido INSERTAR CAMPO DE COMBINACIÓN. Este se encuentra en el grupo ESCRIBIR E INSERTAR CAMPOS de la cinta CORREO. Aparece una lista desplegable de campos (consulte la figura 3 a continuación).

   Figura 3: Insertar Campos de combinación de correspondencia .

3. Seleccione el título del cliente campo de la lista. Un título el marcador de posición de campo ahora aparece en el documento.
4. Repita el paso 2, esta vez seleccionando el campo de apellido. Asegúrese de dejar un espacio entre los dos marcadores de posición.
5. Vaya a una nueva línea y luego repita el paso 2 nuevamente, esta vez seleccionando el primer campo de dirección. Repita este paso para cada uno de los campos de dirección, cada campo en una línea separada.
6. Descienda dos líneas debajo de los campos de dirección para ingresar la línea de saludo. Escriba un saludo como "Estimado", deje un espacio y luego inserte un título seguido de otro espacio y luego el apellido campo

Su documento ahora debería verse así:

Figura 4: El campo de combinación de correspondencia Marcadores de posición.

Fusión de datos de acceso Una vez que haya agregado los campos de combinación de correspondencia a su documento, estará casi listo para ejecutar la combinación de correspondencia. Sin embargo, antes de hacerlo, es una buena idea obtener una vista previa de cómo se verán los documentos después de fusionar los datos. Hágalo haciendo clic en el ícono VISTA PREVIA DE RESULTADOS en la CINTA DE ENVÍO. Luego, cada registro de la base de datos se fusiona en un documento separado. Puede desplazarse por cada uno de estos "registros de documentos" usando los botones de navegación en el grupo VISTA PREVIA DE RESULTADOS. Así es como se ve nuestro documento cuando se previsualiza:

Figura 5 (arriba): Vista previa del primer registro de datos combinados.

Figura 6: TERMINAR Y FUSIONAR.

Ahora podemos ejecutar la combinación de correspondencia. Hágalo haciendo clic en el botón FINALIZAR Y COMBINAR (consulte la figura 6 anterior). Luego se le da la opción de IMPRIMIR DOCUMENTOS o EDITAR DOCUMENTOS INDIVIDUALES. Hacer esto último abre una nueva instancia de Word que contiene los documentos combinados. Luego puede hacer los ajustes que considere oportunos e imprimirlos cuando esté listo.