¿Está buscando ahorrar algo de tiempo en las tareas rutinarias de Microsoft Access? Access ofrece muchas características que pueden mejorar su eficiencia y productividad. La clave es saber dónde encontrar estas funciones y cómo usarlas. No sea tímido:explore y consulte estos 10 consejos para ahorrar tiempo con MS Access.
1. Agregar marcas de tiempo a los registros de la base de datos
Con la función Now(), puede agregar automáticamente la hora y la fecha a los registros de su base de datos. De esta manera, cada vez que abra los registros, puede determinar cuándo se ingresaron los datos.
2. Utilice plantillas para crear bases de datos
Las plantillas son tus amigas en MS Access. Con las plantillas, no tiene que crear una base de datos desde cero. Elija entre cientos de opciones creadas por Microsoft o por alguien de la comunidad de Access.
3. Importar datos de Excel a Access
La importación de datos de Excel a Access puede suponer un gran ahorro de tiempo. Puede hacer mucho más con sus datos usando Access, incluida la actualización de fórmulas y la clasificación o el filtrado de los resultados. Si no está seguro de si debe cambiar de Excel a Access, comuníquese con una empresa de soporte de MS Access.
4. Exportar datos de Access a Excel
También es útil exportar datos de Access a Excel. Las hojas de cálculo no pueden hacer todo lo que pueden hacer las bases de datos, pero siguen siendo útiles cuando solo necesita administrar una pequeña cantidad de datos. Además, la mayoría de la gente sabe cómo usar Excel.
5. Usar SQL para consultas avanzadas
El lenguaje de consulta estructurado (SQL) es bueno para recurrir si tiene problemas para diseñar una consulta. SQL es la base de las bases de datos relacionales y le permite elegir los resultados exactos que busca.
6. Haga una copia de seguridad de su base de datos con regularidad
Sus bases de datos de Access no son inmunes a la corrupción o el daño, por lo que es importante tomar las medidas adecuadas para protegerlas. La mejor manera de hacer esto es hacer una copia de seguridad de sus bases de datos con regularidad.
7. Conoce tus atajos
Tómese el tiempo para familiarizarse con los atajos que le serán útiles. Por ejemplo, puede obtener todo el poder de Access filtrando los resultados, ocultando los duplicados en los informes y acelerando la entrada de datos.
8. Comprender las macros
Las macros son herramientas que le permiten automatizar tareas y funciones para sus formularios e informes, y no es necesario que aprenda VBA (Visual Basic para aplicaciones) para hacerlo. Tómese su tiempo para aprender macros, incluso si parecen confusos al principio:¡será mucho más eficiente!
9. Aproveche sus relaciones
Mucha gente usa Access como una hoja de cálculo glorificada, pero al hacer esto solo está limitando su potencial. Las bases de datos relacionales rastrean las relaciones entre los elementos de datos, así que explore cómo crear una relación entre dos tablas en cualquier base de datos.
10. Elija las claves principales con cuidado
MS Access le permite elegir sus claves principales y querrá hacerlo con prudencia. Al diseñar una nueva base de datos, por ejemplo, la clave seleccionada debe ser única. Si es posible que dos registros compartan el mismo valor para un atributo, no querrá usar esto como clave principal.
Microsoft Access nunca debe ser subestimado. Es un poderoso programa de base de datos que le permite hacer más en menos tiempo. Con suerte, los 10 consejos anteriores le serán útiles a medida que aprende a navegar por Access 2016 de una manera más eficiente y productiva.
