Continuando con nuestra serie de Sugerencias, trucos y pautas con Microsoft Access, se comparten algunos elementos adicionales para este mes. Los artículos en curso seguirán centrándose en las tablas dentro de una base de datos de Access.
¿Utiliza tablas para listas desplegables?
Las tablas dentro de una base de datos de Access se utilizan para almacenar toda la información de la base de datos. Este es el propósito fundamental de todos los datos dentro de la base de datos. Pero, ¿qué otras razones habría para almacenar otros componentes de la base de datos?
En la mayoría de las bases de datos, hay opciones para listas desplegables en formularios. Por ejemplo, una tabla de clientes almacenará un campo como un estado dentro de los Estados Unidos. Otro ejemplo sería un producto específico que una empresa vende o fabrica u otro ejemplo sería una mesa para almacenar a los empleados, etc. Hay una opción en un formulario llamado lista de valores, pero para administrar mejor las opciones, una tabla separada debe usarse para almacenar los elementos específicos que están contenidos en la lista.
Para asegurarse de que cada registro tenga el valor adecuado, la tabla de opciones debe ser la fuente primaria del valor. No le gustaría que el usuario final "inventara" valores sobre la marcha, ya que esto podría llevar a ingresar valores inconsistentes por cualquier motivo.
La tabla de empleados, como se indica a continuación, puede tener el siguiente diseño.
Como se indicó, tiene sentido establecer el estado de cada empleado en "Activo", ya que estos son los empleados que se incluirán en la lista desplegable. Al no eliminarlos, seguirán estando disponibles para uso futuro.
Consejo: Puede ser útil nombrar la tabla de la lista desplegable real de una manera adecuada. Por ejemplo, nombrar todas las tablas para las listas desplegables que comienzan con "TblDrp..." las almacenará todas juntas en la ventana de la base de datos como se indica en la siguiente figura:
Validación de datos al ingresar datos a la base de datos a nivel de tabla
Junto con las tablas desplegables que imponen datos precisos en las tablas, otro método dentro de la tabla en sí es establecer una regla de validación. Esto se hace en el diseño de la tabla dentro de las propias propiedades del campo.
Por ejemplo, para asegurarse de que se ingrese una fecha de envío precisa en el futuro, puede usar una regla de validación para controlar esto haciendo lo siguiente.
Regla de validación:[Fecha de envío]>=Fecha()
Texto de validación:la fecha de envío debe ser la fecha actual o una fecha futura.
Ver la figura a continuación
Cuando la regla de validación está "rota", aparece el siguiente mensaje. Consulte la figura a continuación.
Estos son solo algunos consejos para ahorrar tiempo al usar tablas de Access. Si tiene problemas para saber cómo comenzar con Microsoft Access, comuníquese con Arkware hoy mismo para cualquier necesidad de base de datos.
