Consulte estos consejos útiles para crear una consulta de selección en Microsoft Access
Se aplica a:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 y 365 (Windows)
Puede crear una consulta de selección en Microsoft Access para recuperar datos según criterios. Una consulta de selección en Microsoft Access es el tipo de consulta más común. Hay varias formas de trabajar de manera eficiente en consultas seleccionadas para obtener los resultados que desea y ahorrar algo de tiempo. También puedes usar muchos de estos consejos en otro tipo de consultas.
1. Creación de una consulta de selección en Vista de diseño
Para crear una consulta de selección e ir a Vista de diseño (y evitar el asistente):
- Haga clic en la pestaña Crear en la cinta.
- En el grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta. Aparece un cuadro de diálogo.
- Haga doble clic en las tablas o consultas deseadas (haga clic en la pestaña Consultas en el cuadro de diálogo para seleccionar consultas).
- Haga clic en Cerrar. Aparecerá una lista de campos para cada tabla o consulta en el panel superior de la Vista de diseño.
- Si necesita agregar otra tabla o consulta al panel superior, haga clic en el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño de herramientas de consulta en la cinta, haga doble clic en la tabla o consulta deseada (primero haga clic en la pestaña Consultas) y haga clic en Cerrar.
2. Moverse entre la vista de diseño y la vista de hoja de datos
Puede ejecutar una consulta de selección haciendo clic en el botón Ejecutar en la pestaña Diseño de herramientas de consulta en la cinta o simplemente yendo a Vista de hoja de datos.
Para moverse rápidamente entre la Vista de diseño y la Vista de hoja de datos:
- Haga clic con el botón derecho en la pestaña de consulta (o barra de título) de la consulta actual y seleccione la vista deseada, o
- Haga clic en el botón Ver en la pestaña Inicio o en la pestaña Diseño de herramientas de consulta en la cinta y seleccione la vista deseada.
3. Adición de campos a la cuadrícula en Vista de diseño
En la Vista de diseño, el panel inferior se denomina cuadrícula QBE (Consulta por diseño). Muestre los campos que desea consultar en esta grilla. El panel superior de la Vista de diseño muestra las fuentes de datos:listas de campos de tablas o consultas.
Para agregar un campo a la cuadrícula QBE:
- Haga doble clic en un campo de una lista de campos en el panel superior de la Vista de diseño para agregarlo a la siguiente columna disponible en la cuadrícula.
- Arrastre un campo de una lista de campos manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse y luego arrastrando hacia abajo a una columna para agregarlo a la cuadrícula.
- Haga clic en la fila del campo en una columna de la cuadrícula QBE y, en el menú desplegable, seleccione el campo deseado. Si hay más de una tabla y aparece el mismo nombre de campo en ambas, también debe especificar la tabla de origen en la fila Tabla o Access usará de manera predeterminada la primera tabla (de izquierda a derecha en el panel superior) que contiene el campo.
4. Agregar varios campos a la cuadrícula en la Vista de diseño
Puede agregar varios campos a la cuadrícula QBE.
Para seleccionar varios campos que son contiguos (adyacentes):
- En el panel superior, haga clic en un campo en una lista de campos y luego mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en el último campo que desea incluir a continuación.
- Señale uno de los campos seleccionados, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre hacia abajo a una columna en la cuadrícula QBE.
Para seleccionar varios campos que no son contiguos (no adyacentes):
- En el panel superior, haga clic en un campo en una lista de campos y luego presione Control y haga clic en los campos subsiguientes a continuación.
- Señale uno de los campos seleccionados, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre hacia abajo a una columna en la cuadrícula QBE.
5. Agregar todos los campos a la cuadrícula en la Vista de diseño
Puede agregar todos los campos a la cuadrícula. Sin embargo, tenga en cuenta que esto puede ralentizar su consulta según la cantidad de campos y la cantidad de datos.
Para seleccionar todos los campos en una tabla de origen o una lista de campos de consulta:
- En el panel superior, haga doble clic en la barra de título de una lista de campos para seleccionar todos los campos.
- Señale uno de los campos seleccionados, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre hacia abajo a una columna en la cuadrícula QBE.
Puede usar el asterisco (*) que aparece en la parte superior de la lista de campos en el panel superior y arrastrarlo a la cuadrícula QBE para representar todos los campos. Sin embargo, este método tiene limitaciones. Por ejemplo, no puede incluir una función agregada o ejecutar una consulta de Totales utilizando el carácter de asterisco.
6. Usando la lógica AND y OR
En la cuadrícula QBE, en las filas de criterios:
- Ingrese los criterios en la misma fila de criterios que un escenario AND.
- Ingrese los criterios en diferentes filas de criterios como un escenario OR.
7. Reorganizar columnas
Puede reorganizar las columnas en la Vista de diseño en una consulta. Esto es útil de muchas maneras, incluida la agrupación y clasificación. Si especifica un orden de clasificación para más de un campo, Access ordena de izquierda a derecha.
Para reorganizar las columnas en la Vista de diseño:
- Haga clic en la barra delgada en la parte superior de la columna que desea mover para seleccionar toda la columna.
- Señale la misma área en la columna seleccionada, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre la columna a su nueva posición.
8. Configuración de propiedades
Puede mostrar propiedades en la Vista de diseño de varias formas:
- Haga doble clic en el panel superior en un área en blanco.
- Presione F4.
- Haga clic con el botón derecho en cualquier panel en la Vista de diseño y seleccione Propiedades en el menú desplegable.
- Haga clic en el botón Propiedades en la pestaña Herramientas de diseño de consulta en la cinta.
Para establecer las propiedades de la consulta:
- Haga clic en el panel superior en un área en blanco.
- Seleccione las propiedades deseadas en el panel Propiedades.
A continuación se muestran las propiedades de la consulta:
Para establecer propiedades de campo:
- Haga clic en una columna en la cuadrícula QBE.
- Seleccione las propiedades deseadas en el panel Propiedades.
A continuación se muestran las propiedades del campo:
9. Agregar un botón para borrar fácilmente la cuadrícula
Puede agregar un botón Borrar cuadrícula a la barra de herramientas de acceso rápido para facilitar la limpieza de toda la cuadrícula en la Vista de diseño de consulta.
Primero, muestre la barra de herramientas de acceso rápido debajo de la cinta (esto facilita su visualización y permite agregar más botones):
- Haga clic en la flecha a la derecha de la barra de herramientas de acceso rápido (que se encuentra encima de la cinta de forma predeterminada) y seleccione Mostrar debajo de la cinta.
Para agregar un botón Borrar cuadrícula a la barra de herramientas de acceso rápido:
- Haga clic en la flecha a la derecha de la barra de herramientas de acceso rápido y elija Más comandos.
- En el menú de la parte superior, seleccione Todos los comandos.
- En la lista de comandos, seleccione Borrar cuadrícula.
- Haga clic en Agregar.
- Haga clic en Aceptar.
A partir de este momento, podrá seleccionar el botón Borrar cuadrícula (X) en la barra de herramientas de acceso rápido en la vista de diseño en una consulta.
A continuación se muestra la barra de herramientas de acceso rápido con el botón Borrar cuadrícula (X):
10. Visualización de totales en Vista de hoja de datos
Ahora puede mostrar los totales automáticamente en la Vista de hoja de datos:
- Ir a Vista de hoja de datos.
- Haga clic en el botón Totales en la pestaña Inicio en la cinta. Se agrega una fila Total a la hoja de datos.
- Haga clic en la columna que desea totalizar en la fila Total y seleccione una función de la lista desplegable. Access calcula el total automáticamente.
Hay muchos más consejos y trucos para trabajar con consultas seleccionadas, pero estos son un excelente conjunto para comenzar.
