Cómo crear un informe a partir de una tabla en Access 2016

Puede crear un informe directamente desde una tabla en Access 2016. Access genera automáticamente un informe basado en la tabla o consulta seleccionada.

Aquí se explica cómo crear un informe a partir de una tabla existente.

Activar el comando de informe

En el panel de navegación izquierdo, seleccione la tabla en la que desea basar el informe.

Ahora haga clic en Informe en la cinta (desde Crear pestaña).
El informe

Aparecerá un informe que contiene todos los campos de la tabla.

Aparece en Vista de diseño, que es una vista que permite la edición. También puede cambiar a Vista de diseño para una edición más controlada, así como Vista de informe y Vista previa de impresión para ver cómo se ve el usuario.

Puede dejar el informe tal como está o personalizarlo según sea necesario.

Puede cerrar el panel de navegación izquierdo para dejar más espacio para el informe.

Para hacer esto, haga clic en el pequeño « en la parte superior del panel de navegación.

Modificar el Informe

Dependiendo de sus necesidades, es probable que el informe necesite algunas modificaciones antes de que esté listo para enviarse por correo electrónico o imprimirse.

En particular, verifique que contenga los campos correctos y que no sea demasiado ancho para imprimirse. Si es demasiado ancho, utilizará muchas páginas adicionales innecesariamente.

Eliminar campos innecesarios

Cuando crea un informe basado en una tabla existente, siempre existe la posibilidad de que haya campos que no necesita en el informe. En este caso, elimine los campos innecesarios.

Para eliminar un campo, haga clic derecho sobre él y seleccione Eliminar del menú contextual.

También puede eliminar varios campos a la vez seleccionando el primero y manteniendo pulsada la tecla Shift tecla abajo, luego seleccionando la última.

Para seleccionar campos no contiguos, utilice Ctrl clave en su lugar.
Cambiar el formato

Puede modificar los colores, fuentes, tamaños, etc. como desee.

En este ejemplo, estamos eliminando el esquema que Access estableció automáticamente en los campos. Más precisamente, solo estamos configurando el contorno en transparente.

También puede utilizar la hoja de propiedades para cambiar el formato. Para abrir la Hoja de propiedades, haga clic en Hoja de propiedades en la cinta (debajo de Diseño pestaña).

Si la hoja de propiedades ya está abierta cuando selecciona un campo, mostrará automáticamente las propiedades de ese campo.
Error de ancho común

Esté atento a un pequeño ícono de advertencia en la parte superior izquierda del informe que advierte que su informe es más ancho que el ancho de la página.

Lo más probable es que reciba esta advertencia si su informe contiene muchos campos colocados uno al lado del otro.

Puede moverlos, cambiarles el tamaño o eliminarlos. También puede cambiar el tamaño de la página o la orientación si esa es una opción adecuada para usted.

En este ejemplo, aunque se eliminaron varios campos y los campos restantes se movieron a la izquierda, el pie de página permanece en su posición original. Esto está empujando el ancho demasiado lejos. Si el informe se imprimiera ahora, cada uno de ellos generaría páginas adicionales en blanco (o casi en blanco) que se imprimirían, lo que desperdiciaría papel.
Corregir el error

Haga clic en el mensaje de advertencia para abrir una lista desplegable de posibles soluciones al problema.

Seleccione una opción para ver si eso resuelve el problema. Es posible que deba seleccionar más de uno.

Al hacer clic en Seleccione el control más a la derecha puede ser útil para resaltar el control que está causando el problema. Luego puede mover ese control hacia la izquierda, eliminarlo o cambiar su ancho.

Al hacer clic en Eliminar espacio de informe adicional se puede usar después de haber movido los elementos ofensivos.
El informe con el ancho ajustado

Una vez que haya solucionado el error anterior, el informe ahora aparecerá más estrecho y el mensaje de advertencia desaparecerá.
El informe en vista de diseño

Cambie a Vista de diseño para ver cómo se ve allí.
El informe en la vista de informe

Cambie a Vista de informe para ver cómo se ve allí.
El informe en vista previa de impresión

Y finalmente, cambie a Vista previa de impresión para ver cómo se verá cuando se imprima.

Es una buena idea ver cuántas páginas imprimirá el informe antes de imprimirlo. Puede usar el control de paginación en la parte inferior del informe para avanzar a la última página y verificar el número de página que aparece en el control.