sql >> Base de Datos >  >> RDS >> Access

Características de un Informe

Ventanas especiales para selección de datos y filtrado de registros

Filtrado por valor

En una tabla típica, cada columna tiene uno o más valores. Como se mencionó en nuestra introducción a la clasificación, una columna puede tener los mismos valores una y otra vez, mientras que otra columna puede tener un valor diferente para cada registro. Para ayudarlo a seleccionar un valor que se repite en un campo, Microsoft Access proporciona una ventana conveniente con la lista de valores donde cada uno es único. Para mostrar esa lista:

  • Haga clic en el encabezado de una columna o en cualquier celda debajo de una columna para una tabla o consulta, o haga clic en un control o la etiqueta que lo acompaña en un formulario. Luego, en la sección Ordenar y filtrar de la cinta, haga clic en el botón Filtrar
  • En una tabla o consulta, haga clic en el botón que apunta hacia abajo en el lado derecho del título de la columna

En ambos casos, se mostraría una ventana que contiene los valores de la columna en la que se realizó la acción. Cada valor tiene una casilla de verificación:

En la ventana que aparece, además de los valores de la columna, están los elementos (Seleccionar todo) y (Vacíos) (los valores de las columnas en el cuadro de lista marcado están dispuestos en orden alfabético; Seleccionar todo y los espacios en blanco están en orden alfabético). paréntesis porque no se consideran para el arreglo alfabético). Para cerrar la ventana, presione Esc o haga clic en Cancelar.

Cuando aparezca la ventana, para seleccionar solo el valor cuyo(s) registro(s) debe(n) mostrarse, borre la casilla de verificación de (Seleccionar todo):

A continuación, haga clic en la casilla de verificación del elemento que desee. Aquí hay un ejemplo:

Luego haga clic en Aceptar. Esto mostraría solo los registros que comparten el valor que tenía la casilla de verificación:

De la misma manera, puede mostrar solo campos vacíos seleccionando la opción (Vacíos).

Para eliminar el filtro, vimos que podía hacer clic en el botón Alternar filtro en la cinta. Una alternativa es hacer clic en el botón Filtrado en la parte inferior de una tabla, una consulta o un formulario. Como alternativa, vuelva a mostrar la ventana, haga clic en la opción (Seleccionar todo) y haga clic en Aceptar.

Aprendizaje práctico:filtrado de un valor

  1. Inicie Microsoft Access y abra la base de datos Altair Realtors2 de la lección anterior
  2. En el panel de navegación, haga doble clic en el formulario Propiedades para abrirlo
  3. En el formulario, haga clic en Condición
  4. Si es necesario, en la cinta, haga clic en Inicio.
    En la sección Ordenar y filtrar de la cinta, haga clic en Filtrar
  5. En la lista que aparece, haga clic en (Seleccionar todo) para borrar todas las casillas
  6. Haga clic en la casilla de verificación Excelente

  7. Haga clic en Aceptar
  8. Navegue a varias propiedades y observe que solo se muestran aquellas en excelentes condiciones

  9. En la cinta, haga clic en Alternar filtro

Filtrado por formulario

Además de las técnicas y ventanas que hemos usado hasta ahora para el análisis de datos, Microsoft Access proporciona otra función denominada filtrado por formulario. Para iniciarlo, abra una tabla o consulta en la Vista Hoja de datos, o un formulario en la Vista Formulario o en la Vista Diseño. En la cinta, haga clic en Inicio. En la sección Ordenar y filtrar de la cinta, haga clic en Avanzado y haga clic en Filtrar por formulario . La tabla, la consulta o el formulario quedarían vacíos y todos los registros se ocultarían:

Para seleccionar un valor, haga clic en la celda debajo del encabezado de la columna. Aparecería un cuadro combinado. Haga clic en la flecha de ese cuadro combinado para mostrar sus valores:

El cuadro combinado incluye cada valor distinto de la columna. Si algunos registros están vacíos, habrá un primer campo vacío en la lista. Para filtrar los registros, seleccione el espacio en blanco o el valor deseado de la lista. Como alternativa, el cuadro combinado es un cuadro de texto editable. Esto significa que, en lugar de seleccionar un valor de la lista, puede escribir una expresión booleana.

Después de hacer una selección o escribir la expresión, para aplicar el filtro:

  • Haga clic con el botón derecho en el encabezado de la columna en la tabla o consulta, o en el control (o la etiqueta que lo acompaña) en el formulario y haga clic en Aplicar filtro/Ordenar
  • En la sección Ordenar y filtrar de la cinta, haga clic en el botón Alternar filtro
  • En la sección Ordenar y filtrar de la cinta, haga clic en Avanzado y haga clic en Aplicar filtro/Ordenar

Esta acción haría que la tabla, la consulta o el formulario mostraran los resultados.

Después de filtrar, el valor (criterio) se almacena en la memoria y puede volver a filtrar tantas veces como desee. De lo contrario, puede quitar el filtro. Para hacer esto:

  • Haga clic con el botón derecho en una celda de la columna en la que se realizó el filtrado en una tabla o consulta, o haga clic con el botón derecho en el control (o la etiqueta que lo acompaña) en el formulario y haga clic en Borrar filtro de... (esto es seguido del nombre del campo o control)
  • En la sección Ordenar y filtrar de la cinta, haga clic en el botón Alternar filtro
  • Haga clic en cualquier celda de la tabla o consulta, o haga clic en cualquier control del formulario. En la sección Ordenar y filtrar de la cinta, haga clic en Avanzado y haga clic en Borrar todos los filtros

Aprendizaje práctico:filtrado por formulario

  1. Si es necesario, en la cinta, haga clic en Inicio.
    En la cinta, haga clic en Avanzado y haga clic en Filtrar por formulario
  2. Haga clic derecho en cualquier parte del formulario y haga clic en Borrar cuadrícula
  3. Haga clic en Historias, luego haga clic en la flecha del cuadro combinado que aparece y seleccione 3

  4. Haga clic con el botón derecho en un área desocupada del formulario y haga clic en Aplicar filtro/Ordenar

  5. Navegar a diferentes registros. Observe que solo se muestran las propiedades que tienen 3 niveles

  6. Cerrar el formulario
  7. Abra la base de datos StatesStatistics3 de la lección anterior
  8. En la cinta, haga clic en Crear y haga clic en Diseño de consulta
  9. En Mostrar tabla, haga clic en Estados, haga clic en Agregar y haga clic en Cerrar
  10. En la lista superior, haga doble clic en StateName, AreaSqrMiles, AdmissionUnionDate, Capital y Region
  11. Vista previa de los resultados en la Vista de hoja de datos
  12. En la cinta, haga clic en Avanzado y haga clic en Filtrar por formulario
  13. Haga clic en la celda debajo de Región
  14. Haga clic en la flecha de su cuadro combinado y seleccione Nueva Inglaterra
  15. Para ejecutar, en la cinta, haga clic en el botón Alternar filtro
  16. En la pestaña Inicio de la cinta, cambie las siguientes características:
    Cambia las siguientes características:
    Nombre de la fuente:Bookman Old Style (si no tiene esa fuente, seleccione Times New Roman)
    Color de fuente:dorado, acento 4, más claro 80 % (colores del tema:8.ª columna, 2.ª fila)
    Color de fondo:Azul, Acento 1, 50 % más oscuro (Colores del tema:5.ª columna, 6.ª fila)
    Color de fila alternativo:azul, acento 1 (colores del tema:5.ª columna, 1.ª fila)

  17. Para cambiar el filtro, en la cinta, haga clic en el botón Alternar filtro
  18. En la cinta, haga clic en Avanzado y haga clic en Filtrar por formulario
  19. Haga clic en la celda debajo de Región, presione Inicio y escriba <> (para obtener <>"Nueva Inglaterra" )
  20. Para ejecutar, haga clic derecho en cualquier parte de la ventana y haga clic en Aplicar filtro/Ordenar

  21. Para quitar el filtro, haga clic en el botón en el lado derecho de Región en la ventana y haga clic en Borrar filtro de Región

  22. En la cinta, haga clic en Avanzado y haga clic en Filtrar por formulario
  23. Eliminar <>"Nueva Inglaterra"
  24. Haga clic en la celda debajo de Área en millas cuadradas y escriba <=20000 y presione Entrar
  25. Para aplicar, en la cinta, haga clic en Avanzado y haga clic en Aplicar filtro/Ordenar

  26. En la cinta, haga clic en Avanzado y haga clic en Filtrar por formulario
  27. Eliminar la expresión <=20000
  28. Haga clic en la celda debajo de Fecha de admisión a la Unión y escriba ENTRE #1/1/1880# Y #12/31/1920# y presione Entrar
  29. Aplicar el filtro usando una de las técnicas que ya usamos

  30. En la cinta, haga clic en Avanzado y haga clic en Filtrar por formulario
  31. Eliminar la expresión en la ventana
  32. Haga clic en la celda debajo de Región y escriba IN("montaña", "pacífico", "nueva inglaterra") y presione Entrar
  33. Aplicar el filtro

  34. Cerrar la consulta sin guardarla

La ventana de filtro de objetos

Para ayudarlo a establecer una condición para el análisis de datos, Microsoft Access proporciona una ventana que se parece a la Vista de diseño de una consulta. La ventana le permite seleccionar uno o más campos y establecer (algunas) condiciones en ellos. El nombre de esa ventana es una combinación del nombre del objeto desde el que la abrió, la palabra Filtro y un número incremental (1, 2, 3, etc.).

Para abrir la ventana Filtro de objetos, muestre la tabla, la consulta o el formulario en la Vista de hoja de datos, el formulario en la Vista de formulario o en la Vista de diseño, o el informe en la Vista de informe o en la Vista de diseño. En la cinta, haga clic en Inicio. En la sección Ordenar y filtrar de la cinta, haga clic en Avanzado y luego en Filtro/Ordenar avanzado... Aparecería una ventana como la Vista de diseño de una consulta.

Para usar el filtro de objetos, seleccione (solo) las columnas en las que desea aplicar una condición. Después de seleccionar una columna, en la sección inferior de la ventana, en el cuadro Criterios correspondiente a la columna, escriba una expresión booleana. Después de seleccionar una columna y establecer una condición, para aplicarla:

  • Haga clic derecho en la ventana y haga clic en Aplicar filtro/Ordenar
  • En la sección Ordenar y filtrar de la cinta, haga clic en Avanzado y haga clic en Aplicar filtro/Ordenar

Para eliminar el criterio anterior, haga clic con el botón derecho en la ventana y haga clic en Borrar cuadrícula. Después de usar la cuadrícula, puede cerrarla y mantener abierta la tabla, la consulta o el formulario.

Aprendizaje práctico:filtrado mediante la ventana de filtro de objetos

  1. Abrir la base de datos de Monson University1 de la Lección 24
  2. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla Empleados
  3. Cambie las siguientes características:
    Nombre de la fuente:Constantia (si no tiene esa fuente, seleccione Times New Roman)
    Color de fuente:blanco
    Color de fondo:Más colores:Rojo:128, Verde:0, Azul:0
    Color de fila alternativo:granate (colores estándar:6.ª columna, 1.ª fila)

  4. En la cinta, haga clic en Avanzado y haga clic en Filtrar/ordenar avanzado...
  5. Desde la sección superior, haga doble clic en DepartmentCode
  6. En la sección inferior, haga clic en el cuadro Criterios de la columna DepartmentCode y escriba fina
  7. Haga clic con el botón derecho en un área desocupada de la ventana y haga clic en Aplicar filtro/Ordenar

  8. En la cinta, haga clic en Avanzado y haga clic en Filtrar/ordenar avanzado...
  9. En la parte inferior de la ventana, reemplace DepartmentCode con Title
  10. Reemplace fina con Como '*dean*' (lo que significa que queremos todos los registros donde el título incluya la palabra Dean)
  11. En la cinta, haga clic en Avanzado y haga clic en Aplicar filtro/Ordenar...

  12. Cerrar la tabla sin guardarla

El generador de consultas

La mayoría de los formularios e informes utilizan una tabla o una consulta existente como origen de registros. Como alternativa, puede especificar una instrucción SQL como fuente de registro de un formulario o informe. Si conoce la instrucción que desea utilizar, puede escribirla directamente en el campo Origen del registro de la Hoja de propiedades de un formulario o informe en la Vista de diseño. Como alternativa, puede hacer clic en el botón de puntos suspensivos del origen del registro. Esto abriría una ventana especial que se parece a la Vista de diseño de una consulta. Se llama Query Builder.

Cuando se muestra el Generador de consultas, la cinta tiene una pestaña Diseño:

Como se ve al diseñar una consulta, después de seleccionar algunos campos y, opcionalmente, establecer una condición, si desea obtener una vista previa del resultado, haga clic en el botón Ver o Ejecutar Botón . Cuando haya terminado de crear la consulta, para volver al formulario o informe, haga clic en el botón Cerrar de la cinta. Puede recibir un mensaje. Léalo y haga clic en Sí.

Después de crear el formulario o informe, si lo elimina (el formulario o el informe), la instrucción SQL también se perderá.

Aprendizaje práctico:uso del generador de consultas

  1. En la cinta, haga clic en Crear y luego en Diseño de formulario
  2. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña Todo, luego haga clic en Origen del registro y haga clic en su botón de puntos suspensivos
  3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Estudiantes, haga clic en Agregar y haga clic en Cerrar
  4. En la lista superior, haga doble clic en StudentNumber, FirstName, LastName, Gender y MajorID
  5. En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro Criterios para MajorID y escriba 1021

  6. En la cinta, haga clic en el botón Cerrar
  7. Cuando se le pregunte si desea guardar los cambios, haga clic en Sí
  8. Guardar el formulario como Estudiantes de Informática
  9. En la cinta, haga clic en Diseño y haga clic en Agregar campos existentes
  10. En la Lista de campos, haga doble clic en StudentNumber, FirstName, LastName y Gender
  11. En la sección Controles de la cinta, haga clic en el cuadro combinado y haga clic en el formulario
  12. En la primera página del asistente, asegúrese de que la primera radio esté seleccionada y haga clic en Siguiente
  13. En la segunda página del asistente, haga clic en Tabla:Carreras y haga clic en Siguiente
  14. En la tercera página del asistente, haga doble clic en Principal y haga clic en Siguiente
  15. En la cuarta página del asistente, haga clic en Siguiente
  16. En la quinta página del asistente, haga clic en Siguiente
  17. En la sexta página del asistente, haga clic en la flecha del cuadro combinado y seleccione MajorID
  18. Haga clic en Siguiente y haga clic en Finalizar
  19. Diseñe el formulario de la siguiente manera:

  20. Guarde y cierre el formulario
  21. Cerrar Microsoft Access