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Introducción al mantenimiento de registros

Asistencia con la entrada de datos

Un valor predeterminado para un campo

A veces, la mayoría de los valores de un campo son iguales. Por ejemplo, si crea una tabla para solicitudes de empleo, la mayoría de los empleados serían del mismo estado y solo algunos registros tendrían un valor diferente para el estado. Si tiene un campo de este tipo en una tabla, puede proporcionar un valor común para el campo. Durante la entrada de datos, el usuario cambiaría el valor solo si es diferente del habitual. Este valor común se denomina valor predeterminado.

Para proporcionar un valor predeterminado a un campo:

  • En la vista Hoja de datos de una tabla, en la cinta, haga clic en Campos. En la sección Propiedades, haga clic en Valor predeterminado. Esto abriría el Generador de expresiones con =en el cuadro de texto principal. Si conoce el valor constante que desea utilizar, escríbalo. Luego haga clic en Aceptar
  • En la Vista de diseño de una tabla, en la sección superior, haga clic en el campo. En la sección inferior de la ventana, haga clic en Valor predeterminado y escriba el valor deseado

El valor predeterminado debe escribirse correctamente:

  • Si el campo está basado en texto, puede escribir el texto predeterminado incluido entre comillas dobles
  • Si el campo es numérico, simplemente escriba el número
  • Si el campo está basado en fechas y desea especificar una constante (fija), escríbala entre dos signos #
  • Si desea utilizar una función (integrada), escriba si está precedido por =y agregue los paréntesis. Si está utilizando el Generador de expresiones, en la lista de la izquierda, expanda Funciones y expanda Función integrada. En la lista central, haga clic en la categoría a la que pertenece la función. En la lista de la derecha, haga doble clic en la función deseada, luego configure la función apropiadamente

Aprendizaje práctico:configuración de valores predeterminados

  1. En la cinta, haga clic en Archivo y haga clic en Abrir
  2. En la lista de archivos, haga clic en College Park Auto-Repair1
  3. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla RepairOrders y haga clic en Vista de diseño
  4. En la sección superior de la ventana, haga clic en Estado
  5. En la sección inferior, haga clic en Valor predeterminado y escriba MD
  6. En la sección superior de la ventana, haga clic en TaxRate
  7. En la sección inferior, haga clic en Valor predeterminado y escriba 0,0775
  8. En la sección superior de la ventana, haga clic en DropOffDateTime
  9. En la sección inferior, haga clic en Valor predeterminado y escriba =Mes(Fecha()) &"/" &Día(Fecha$()) &"/" &Año(Fecha$()) &" " &Hora(Tiempo$()) &":" &Minuto(Tiempo$())
  10. Guardar la mesa
  11. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el formulario Pedidos de reparación y haga clic en Vista de diseño
  12. En el formulario, haga clic en el cuadro de texto DropOffDateTime y presione Eliminar
  13. En la sección Herramientas de la cinta, haga clic en Agregar campos existentes
  14. Desde la lista de campos, arrastre DropOffDateTime y colóquelo en el formulario donde estaba el cuadro de texto anterior
  15. Dé formato a la etiqueta y al cuadro de texto para que aparezcan como el cuadro de texto anterior:
  16. Guarde el formulario y cámbielo a Vista de formulario
  17. Cerrar el formulario

Regla de validación

Una regla de validación es una condición que debe cumplir el valor ingresado en un campo para ser válido. Para crear una regla de validación:

  • Si la tabla se muestra en la vista Hoja de datos, en la cinta, haga clic en Campos. En la sección Validación de campo, haga clic en Validación y haga clic en Regla de validación de campo

  • Si la tabla se muestra en la Vista de diseño, haga clic en el campo. En la sección inferior de la ventana, haga clic en Regla de validación y haga clic en su botón de puntos suspensivos

En ambos casos, la acción abriría el Generador de expresiones donde puede crear una regla.

Texto de validación

Cuando no se respeta la condición en el campo Regla de validación, puede mostrar un cuadro de mensaje para informar al usuario. Para crear el mensaje:

  • Si la tabla se muestra en la vista Hoja de datos, en la cinta, haga clic en Campos. En la sección Validación de campo, haga clic en Validación y haga clic en Mensaje de validación de campo. Esto abriría Ingresar mensaje de validación donde puede escribir el mensaje deseado:

  • Si la tabla se muestra en la Vista de diseño, haga clic en el campo. En la sección inferior de la ventana, haga clic en Texto de validación y escriba el mensaje deseado

Aprendizaje práctico:Introducción a las funciones lógicas

  1. En el panel de navegación, en Tablas, haga doble clic en RepairOrders para abrirlo en la Vista de hoja de datos
  2. En la tabla, haga clic en la celda debajo de Nombre del cliente
  3. En la cinta, haga clic en Campos
  4. En la sección Validación de campo, haga clic en Validación y haga clic en Regla de validación de registros
  5. En la lista de elementos de expresión, asegúrese de que esté seleccionado RepairOrders.
    En la lista Categorías de expresiones, haga doble clic en CustomerName
  6. El tipo NO ES NULO

  7. Haga clic en Aceptar
  8. En la sección Validación de campo, haga clic en Validación y haga clic en Registrar mensaje de validación
  9. Escriba Asegúrese de especificar el nombre del cliente

  10. Haga clic en Aceptar
  11. Cerrar la mesa
  1. En el panel de navegación, en Formularios, haga clic con el botón derecho en Pedidos de reparación y haga clic en Vista de diseño
  2. Haga clic en Trabajos realizados
  3. Haga clic en el cuadro de texto JobPerformed1
  4. En la Hoja de propiedades, haga clic en la pestaña Evento
  5. Haga clic en Lost Focus y escriba

    =IIf([JobPerformed1] Is Null, MsgBox("Especifique al menos uno de los trabajos que se realizaron en el automóvil"),"")
  6. Guardar el formulario

Valor requerido para un campo

Si cree que debe haber una entrada para un campo en particular para cada registro, puede solicitarlo al usuario. Al realizar la entrada de datos, después de crear un registro, el usuario no puede moverse a otro registro si no se ha proporcionado un valor para ese campo. Puede especificar que el valor de un campo sea obligatorio al crear una tabla, ya sea que esté trabajando en la Vista de hoja de datos o en la Vista de diseño de la tabla:

  • En la vista Hoja de datos, para especificar que los valores de un campo son obligatorios, haga clic en cualquier celda de la columna. En la cinta, haga clic en Campos. En la sección Validación de campo, haga clic en la casilla de verificación Obligatorio. De manera predeterminada, la casilla de verificación Requerido no está marcada
  • En la Vista de diseño, en la sección superior, haga clic en el campo. En la sección inferior, haga clic en la flecha del campo Obligatorio y configúrelo en Sí. Su valor por defecto es No

Aprendizaje práctico:Especificación de campos obligatorios

  1. En la cinta, haga clic en Archivo y haga clic en Nuevo
  2. Haga clic en Base de datos de escritorio en blanco y establezca el nombre de archivo en Chemistr2
  3. Haz clic en Crear
  4. En la cinta, haga clic en Archivo y luego en Opciones
  5. En el lado izquierdo, haga clic en Base de datos actual y, en el lado derecho, en Opciones de la ventana del documento, haga clic en el botón de opción Ventanas superpuestas
  6. Haga clic en Aceptar
  7. Lea el cuadro de mensaje y haga clic en Aceptar
  8. Cerrar la tabla predeterminada sin guardarla
  9. En la cinta, haga clic en Crear y haga clic en Diseño de tabla
  10. Escriba Número atómico y presiona Tabulador
  11. Haga clic derecho en Número atómico y haga clic en Clave principal
  12. Establezca su tipo de datos como Número y su título como Número atómico
  13. En la parte superior, haga clic en la celda debajo de AtomicNumber, escriba Símbolo y presione F6
  14. En la parte inferior de la ventana, haga clic en Requerido, luego haga clic en la flecha del cuadro combinado y seleccione Sí
  15. Establezca el tamaño del campo en 5
  16. En la parte superior, haga clic en la celda debajo de Símbolo, escriba Peso atómico y presione Tabulador
  17. En la parte inferior de la ventana, haga doble clic en Obligatorio para establecer su valor en Sí
  18. Establezca las otras propiedades de la siguiente manera:
    Tipo de datos:Número
    Tamaño del campo:único
    Leyenda:Peso atómico
  19. Haga clic con el botón derecho en la pestaña de la ventana y haga clic en Vista de hoja de datos
  20. Cuando se le pregunte si desea guardar, haga clic en Sí
  21. Establezca el nombre de nombre en Elementos y haga clic en Aceptar
  22. En la cinta, haga clic en Campos
  23. En la tabla, haga clic en una celda debajo de Símbolo
  24. En la sección Agregar y eliminar de la cinta, haga clic en Texto breve
  25. Escriba Nombre del elemento y presione Entrar
  26. Haga clic en una celda debajo de ElementName
  27. En la sección Validación de campo de la cinta, haga clic en la casilla de verificación Requerido
  28. En la sección Propiedades de la cinta, haga clic en el cuadro de texto Tamaño del campo y escriba 40
  29. Haga clic en Nombre y título
  30. Haga clic en Título, escriba Nombre del elemento y haga clic en Aceptar
  31. Haga clic con el botón derecho en la pestaña de la ventana y haga clic en Vista de diseño
  32. Agregue los siguientes campos a la tabla:

    Nombre de campo Tamaño de campo Color 40 Fase 32
  33. Para guardar la tabla, presione Ctrl + S

La nulidad de un campo

Al crear una tabla en SQL, para indicar que se debe especificar cada registro de un campo, después del tipo de datos de un campo, escriba NOT NULL . Aquí hay un ejemplo:

CREATE TABLE Departments
(
    DepartmentCode char(5) NOT NULL,
    DepartmentName char(50)
);Field

Para indicar que un campo se puede dejar vacío, no especifique su nulidad o configure su opción como NULL .

La singularidad de un registro

Cuando se ingresan datos en campos, es posible tener el mismo valor para un campo en diferentes registros, como dos personas que viven en el mismo estado. Esto se considera como un valor duplicado. En algunos otros casos, esto puede no ser aceptable. Por ejemplo, es posible que no desee que dos empleados tengan el mismo número de empleado. En este caso, debe asegurarse de que los registros sean únicos.

Si se muestra una tabla en la vista Hoja de datos, para indicar que cada registro de un campo debe ser único, haga clic en cualquier celda de esa columna. Luego, en la cinta, haga clic en Campos. En la sección Validación de campo, haga clic en la casilla de verificación de la opción Único.

Al crear una tabla en SQL, para indicar que cada registro de un campo debe ser único, después del tipo de datos de un campo, escriba ÚNICO . Aquí hay un ejemplo:

CREATE TABLE Departments
(
    DepartmentCode char(5) unique,
    DepartmentName char(50)
);

Campos indexados

La indexación es la capacidad de realizar un seguimiento de los registros de un campo, como verificar si son únicos o duplicados. Esta característica se puede configurar al crear o configurar una tabla en la Vista de hoja de datos o en la Vista de diseño. En la Vista de hoja de datos, para especificar la indexación de un campo, haga clic en cualquier celda de la columna. Luego, en la cinta, haga clic en Campos. En la sección Validación de campo, haga clic en la casilla de verificación de la opción Único.

En la Vista de diseño, en la sección superior, haga clic en el campo. En la sección inferior, haga clic en la flecha de la propiedad Indexado. Esta característica se puede configurar utilizando uno de los 3 valores:

  • Si se establece en No (es el valor predeterminado), no se realizará ninguna comprobación de valor duplicado
  • Si desea que el motor de la base de datos compruebe si hay duplicados pero no es necesario que realice ninguna acción, establezca esta propiedad en Sí (duplicados correctos)
  • Si no desea un valor duplicado del mismo campo en diferentes registros, establezca la propiedad Indexado del campo en Sí (sin duplicados)

Aprendizaje práctico:control de campos indexados

  1. En la sección superior, haga clic en Símbolo
  2. En la sección inferior, haga clic en Indexado para mostrar su cuadro combinado. Haga clic en la flecha del cuadro combinado Indexado y seleccione Sí (sin duplicados)
  3. En la sección superior, haga clic en ElementName
  4. En la sección inferior, haga doble clic en Indexado luego haga doble clic en él nuevamente para establecer su valor en Sí (sin duplicados)
  5. Cerrar la mesa
  6. Cuando se le pregunte si desea guardar la tabla, haga clic en Sí

Seleccionar, copiar y pegar registros

Introducción

El mantenimiento de registros consiste en seleccionar, copiar, pegar, actualizar y/o eliminar registros, etc. Para ayudarlo con algunas de estas operaciones en una tabla o formulario, la pestaña Inicio de la cinta está equipada con una sección llamada Buscar:

Selección de campo

Puede seleccionar todos los valores de una o un grupo de columnas. Para seleccionar todos los valores de una columna, haga clic en el encabezado de la columna. Para seleccionar columnas en un rango, use la tecla Shift mientras selecciona las columnas en cada rango.

Algunas de las operaciones que realizará en uno o más registros de una tabla requieren que se seleccionen primero los registros:

  • Para seleccionar una fila o un registro en la Vista de hoja de datos, coloque el mouse en el encabezado de la fila deseada:

    Luego haga clic

  • Para seleccionar un registro, haga clic en cualquier celda de su fila. En la cinta, haga clic en Inicio. En la sección Buscar, haga clic en el botón Seleccionar y haga clic en Seleccionar

  • Para seleccionar más de un registro, haga clic y mantenga presionado el mouse sobre uno de sus encabezados

    Luego arrastre para cubrir la otra fila o los encabezados de las filas deseadas:

    Cuando todas las filas deseadas estén resaltadas, suelte el mouse. Otra técnica utilizada para seleccionar más de una fila consiste en hacer clic en una fila que estará en un extremo, presionar y mantener presionada la tecla Mayús y luego hacer clic en la fila que estará en el otro extremo.

Para seleccionar todos los registros de una tabla:

  • Presiona Ctrl + A
  • Haga clic en el botón en la intersección de los encabezados de columna y los encabezados de fila

Esto produciría:

Copiar y pegar registros

Para copiar los valores de una columna, coloque el mouse en el encabezado de la columna, haga clic con el botón derecho y haga clic en Copiar:

Para copiar registros de muchas columnas, primero seleccione las columnas. Luego haga clic con el botón derecho en uno de los encabezados de columna seleccionados y haga clic en Copiar

Después de seleccionar (a) registros, puede copiarlos y pegarlos en algún lugar. Por ejemplo, puede pegar los registros en cualquier aplicación que acepte texto.

Aprendizaje práctico:copiar y pegar registros

  1. Abrir la base de datos de FunDS2
  2. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla StoreItems
  3. Coloque el cursor del mouse en el cuadro de la izquierda hasta 112055 y haga clic con el botón derecho:

  4. En el menú que aparece, haz clic en Copiar
  5. Iniciar Bloc de notas
  6. Haga clic en Dentro del Bloc de notas y haga clic en Pegar
  7. Haga clic con el botón derecho en el botón en la intersección de los encabezados de columna y los encabezados de fila y haga clic en Copiar

  8. Inicia Microsoft Excel
  9. En la Hoja 1, haga clic con el botón derecho en la Celda B4 y haga clic en Pegar
  10. Cerrar Microsoft Excel
  11. Cuando se le pregunte si desea guardar, haga clic en No

Selección de registros en un formulario

La selección de registros en un formulario depende del tipo de formulario.

Para seleccionar un registro en una vista de formulario, haga clic en la barra del lado izquierdo, que se denomina selector de registros:

Para seleccionar un registro en forma tabular, haga clic en su encabezado de fila.

Para copiar un registro, haga clic con el botón derecho en el selector de registros y haga clic en Copiar:

Búsqueda y reemplazo de datos

Edición de datos

Para editar un registro, primero ubique los registros deseados, luego ubique el campo que contiene el valor. Utilice su conocimiento de procesamiento de texto para editar el valor.

Aprendizaje práctico:Edición de datos

  1. En la cinta, haga clic en Archivo y haga clic en Abrir
  2. En la lista de archivos, haga clic en Cruise1 (o ábralo desde los archivos que acompañan a estas lecciones)
  3. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla Clientes
  4. Haga clic en el cuadro vacío debajo de Apellido para la cuenta n.º 415-939-497
  5. Escriba Harrison y presione Entrar
  6. Cerrar la mesa
  7. En el panel de navegación, haga doble clic en el formulario Clientes
  8. Haga clic en el cuadro de texto Nombre
  9. Escriba Kelly
  10. Haga clic en el botón Siguiente registro para ir al siguiente registro
  11. Siga presionando Tabulador hasta llegar al cuadro de texto vacío Nombre de emergencia
  12. Escriba Mariella Shuster
  13. Cerrar el formulario

Encontrar los datos

Para comenzar a buscar un valor, haga clic en el botón Buscar o presione Ctrl + F. Esto abriría el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la pestaña Buscar seleccionada:

El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar no tiene modo, lo que significa que puede acceder a la tabla o formulario en segundo plano mientras el cuadro de diálogo está presente.

Aprendizaje práctico:Edición de datos

  1. La base de datos Cruise1 aún debe estar abierta.
    En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla Clientes
  2. En la sección Buscar de la cinta, haga clic en el botón Buscar
  3. En el cuadro combinado Buscar, escriba gra
  4. En el cuadro combinado Buscar en, seleccione Documento actual
  5. En el cuadro combinado Coincidencia, seleccione Cualquier parte del campo

  6. Haga clic en Buscar siguiente.
    Observe que se encuentra un segundo resultado
  7. Haga clic en Buscar siguiente nuevamente y observe el nombre Gradner
  8. Haga clic en Siguiente nuevamente para ver otro resultado
  9. Cuando aparezca el cuadro de mensaje, léalo y haga clic en Aceptar
  10. Cerrar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar
  11. Cerrar la tabla Clientes

Sustitución de datos

Para ayudarlo a reemplazar datos, el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar tiene una sección Reemplazar. Para obtenerlo, en la sección Buscar de la cinta, haga clic en el botón Reemplazar o presione Ctrl + H. Esto abriría el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la pestaña Reemplazar seleccionada:

Aprendizaje práctico:Edición de datos

  1. La base de datos Cruise1 aún debe estar abierta.
    En el panel de navegación, haga doble clic en el formulario Clientes
  2. Presione Ctrl + H (o, en la sección Buscar de la cinta, haga clic en el botón Reemplazar )
  3. En el cuadro combinado Buscar, escriba gradner
  4. En el cuadro combinado Reemplazar por, escriba Gardner
  5. En el cuadro combinado Buscar en, seleccione Documento actual
  6. En el cuadro combinado Coincidencia, seleccione Cualquier parte del campo

  7. Haga clic en Buscar siguiente
  8. Una vez que se encuentre el valor, haga clic en Reemplazar
  9. Cerrar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar
  10. Cerrar el formulario
  11. En la cinta, haga clic en Archivo y haga clic en Abrir
  12. En la lista de archivos, haga clic en FunDS2

Actualización y eliminación de registros

Introducción

Si no ha establecido formalmente una relación entre dos tablas pero ha indicado que los registros de una tabla se envían a otra tabla, si cambia el valor de la clave (principal o externa) en una de las tablas, es posible que la otra tabla no recibir la actualización. Por eso es importante una relación formal y bien gestionada.

Cuando se cambia un registro en la clave principal de una tabla principal, es una buena idea que cualquier registro de la clave externa, en la tabla secundaria, reciba la misma actualización. Cuando se elimina un registro de la clave principal, se debe notificar a la tabla secundaria. Estos se conocen como hacer cumplir la integridad referencial.

Para hacer cumplir la integridad al crear una relación en el cuadro de diálogo Editar relación, haga clic en la casilla de verificación Hacer cumplir la integridad referencial.

Aprendizaje práctico:Introducción a las actualizaciones de relaciones

  1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla ShoppingSessions
  2. Observe que el número de empleado del segundo registro es 275594
  3. Cerrar la tabla ShoppingSessions
  4. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla Empleados
  5. Cambie el número de empleado 275594 a 200000
  6. Cerrar la tabla Empleados
  7. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla ShoppingSessions
  8. Observe que el número de empleado del segundo registro sigue siendo 275594
  9. Cerrar la tabla ShoppingSessions
  10. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla Empleados
  11. Cambie el número de empleado 20000 a 275594
  12. Cerrar la tabla Empleados
  13. En la cinta, haga clic en Herramientas de base de datos
  14. En la sección Relaciones, haga clic en el botón Relaciones
  15. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Empleados
  16. Haga doble clic en ShoppingSessions
  17. Haga clic en Cerrar
  18. Arrastre EmployeeNumber desde Employees y suéltelo en EmployeeNumber en ShoppingSessions

Hacer cumplir las actualizaciones de registros en una tabla secundaria

Para asegurarse de que un registro en una clave externa se actualice cuando se cambie el mismo valor en la clave principal de una tabla principal, en el cuadro de diálogo Editar relaciones, haga clic en Campos relacionados de actualización en cascada.

Aprendizaje práctico:aplicación de actualizaciones de registros en una tabla secundaria

  • En el cuadro de diálogo Editar relaciones, haga clic en la casilla de verificación Actualizar campos relacionados en cascada

Hacer cumplir la eliminación de registros en una tabla secundaria

Cuando se elimina un registro en la tabla principal, debe asegurarse de que se notifiquen los registros de la tabla secundaria. Para que esto sea posible, en la tabla Editar relaciones, haga clic en Eliminar registros relacionados en cascada.

Aprendizaje práctico:aplicación de actualizaciones de registros en una tabla secundaria

  1. En el cuadro de diálogo Editar relaciones, haga clic en la casilla de verificación Eliminar registros relacionados en cascada

  2. Haga clic en Crear

  3. En la sección Relaciones de la cinta, haga clic en el botón Mostrar tabla
  4. Haga doble clic en Artículos vendidos y Artículos de la tienda
  5. Haga clic en Cerrar
  6. Cree las relaciones basadas en claves primarias y claves externas

  7. Cerrar la ventana Relaciones
  8. Cuando se le pregunte si desea guardar, haga clic en Sí
  9. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla ShoppingSessions
  10. Observe que el número de empleado del segundo registro es 275594
  11. Cerrar la tabla ShoppingSessions
  12. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla Empleados
  13. Cambie el número de empleado 275594 a 200000
  14. Cerrar la tabla Empleados
  15. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla ShoppingSessions
  16. Observe que todos los números de empleado que eran 275594 se cambiaron a 20000
  17. Cerrar la tabla ShoppingSessions
  18. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla Empleados
  19. Cambie el número de empleado 20000 a 275594
  20. Cerrar la tabla Empleados

Introducción a la impresión de registros

Impresión de mesa

Puede imprimir datos de una tabla, ya sea que la tabla esté abierta o no. Para imprimir una tabla cerrada, haga clic en ella en el panel de navegación. Luego haga clic en Archivo. Haga clic en Imprimir y haga clic en una de las tres opciones:

De la misma manera, si la tabla se abre en Vista de hoja de datos, haga clic en su pestaña para enfocarla, luego haga clic en Archivo -> Imprimir y seleccione para imprimir o para obtener una vista previa.

Aprendizaje práctico:Tablas de impresión

  1. En el Panel de navegación, haga clic en Clientes:Tabla para seleccionar la tabla
  2. Para imprimir datos de la tabla, haga clic en Archivo, haga clic en Imprimir
  3. Haga clic en Impresión rápida
  4. Desde el Panel de navegación, haga doble clic en Cabinas:Tabla para abrirla
  5. Haga clic en Archivo
  6. Haga clic en Imprimir
  7. Haga clic en Imprimir
  8. En el cuadro de diálogo Imprimir, haga clic en Aceptar
  9. Cerrar la mesa

Impresión de formularios

Puede imprimir un formulario sin abrirlo. Localice su nombre en el panel de navegación y siga los mismos pasos revisados ​​para una tabla.

Cuando se abre un formulario, tiene la opción de imprimir todos sus registros o el seleccionado. En la vista de formulario, para imprimir solo un registro, navegue hasta el registro que desea imprimir, haga clic en la barra de selección de formulario para seleccionar el registro y proceder a imprimir.

Aprendizaje práctico:Imprimir formularios

  1. Desde el panel de navegación, haga doble clic en el formulario Clientes para abrirlo
  2. Para navegar hasta el tercer cliente, haga clic en el botón Siguiente registro dos veces
  3. Haga clic en Archivo
  4. Haga clic en Imprimir
  5. Haga clic en Imprimir
  6. En el cuadro de diálogo Imprimir, haga clic en Registro(s) seleccionado(s) botón de opción
  7. Haga clic en Aceptar
  8. Verifique que solo se imprimió el registro del cliente que se muestra
  9. Imprimiremos registros del 3 al 7.
    Haga clic en el botón Siguiente registro navegue dos veces hasta el registro número 3
  10. Haga clic en la barra de selección de registros

  11. Mantén presionada la tecla Mayús. Haga clic en el botón Siguiente registro cuatro veces para mostrar el séptimo registro (aunque el número de registro todavía muestra 3)
  12. Liberar turno
  13. En la cinta, haga clic en Archivo
  14. Haga clic en Imprimir
  15. Haga clic en Imprimir
  16. En el cuadro de diálogo Imprimir, haga clic en Registro(s) seleccionado(s) botón de opción y haga clic en Aceptar
  17. Verifique que se hayan impreso los registros del 3 al 7
  18. Cerrar el formulario Cabañas

Fundamentos de los informes

El asistente de informes

Un informe proporciona un objeto que se utiliza para imprimir los registros de una base de datos. Microsoft Access proporciona asistentes para crear informes rápidamente.

Microsoft Access puede ayudarlo a crear rápidamente un informe utilizando uno de los diseños prediseñados. Esto se hace usando el Asistente para informes. El Asistente para informes está disponible en la sección Informes de la categoría Crear de la cinta.

Aprendizaje práctico:Uso del Asistente para informes

  1. En la cinta, haga clic en Crear
  2. En la sección Informes, haga clic en Asistente para informes
  3. En la primera página del asistente, haga clic en la flecha del cuadro combinado Tablas/Consultas y seleccione Tabla:Cabañas
  4. Haga clic en el botón Seleccionar todos los campos
  5. Haga clic en Siguiente
  6. Acepte el Título sugerido del informe como Cabañas y presione Entrar

Impresión de informes

El informe es el objeto favorito utilizado para imprimir datos. Al igual que con los demás objetos, puede imprimir un informe tanto si está abierto como si no. Si desea imprimir un informe sin abrirlo, en el Panel de navegación, busque el informe deseado y haga clic en él para seleccionarlo. Luego, continúe desde la pestaña Archivo en la cinta como revisamos para las tablas y los formularios. De la misma manera, primero puede abrir el informe desde el Panel de navegación y usar el menú Imprimir desde el Botón de Office de la misma manera que describimos para los otros objetos.

Aprendizaje práctico:Imprimir un informe

  1. El informe Cabañas aún debe estar abierto.
    haga clic en Archivo
  2. Haga clic en Imprimir
  3. Haga clic en Vista previa de impresión
  4. Para iniciar el proceso de impresión, en la sección Imprimir de la vista previa de impresión, haga clic en Imprimir
  5. En el cuadro de diálogo Imprimir, seleccione la impresora y asegúrese de que el botón de radio Todo esté seleccionado
  6. Click Properties, click the Portrait radio button (in the Orientation section) and click OK
  7. To send the print job to the printer, on the Print dialog box, click OK
  8. Close the Cabins report
  9. Close Microsoft Access

Record Management in a Table

Enforcing Record Updates on a Child Table

In the table that has a primary key, which is the parent table, when a record is changed, it is a good idea for any record of the foreign key, in the child table, to receive the same update. To make this happen, in the Edit Relationships table, click the Cascade Update Related Fields.

Enforcing Record Deletion on a Child Table

When a record is deleted in the parent table, you should make sure the records from the child table are notified. To make this possible, in the Edit Relationships table, click the Cascade Delete Related Records.

Record Management on a Form

Record Selection

To select a record, click the bar on the left side, which is called the record selector:

Copying/Pasting Records

To copy a record, right-click the record selector and click Copy:

Right-click the record selector of an empty record and click Paste.

Finding and Replacing Data

Editing Data

To edit a record, first locate the value in the field.

Practical Learning:Editing Data

  1. Click File and click Open
  2. In the list of recent files, click Cruise2
  3. In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it
  4. In record number 2, click the empty box under Last Name
  5. Type Harrison and press Enter
  6. Close the table
  7. In the Navigation Pane, double-click Customers :Form to open the form
  8. Click the First Name text box
  9. Type Kelly
  10. Click the Next Record button to get to the next record
  11. Keep pressing Tab until you reach the empty Emergency Name text box
  12. Type Mariella Shuster
  13. Close the form

Finding Data

To assist you with finding a value in a table or a form, the Home tab of the Ribbon is equipped with a section named Find:

To start looking for a value, you can click the Find button or you can press Ctrl + F. This would open the Find and Replace dialog box with the Find tab selected:

The Find and Replace dialog box is modeless, meaning you can access the table or form in the background while the dialog box is present.

Practical Learning:Editing Data

  1. The Cruise2 database should still be opened.
    In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it
  2. In the Find section of the Ribbon, click the Find button
  3. In the Find What combo box, type gra
  4. In the Look In combo box, select Current Document
  5. In the Match combo box, select Any Part of Field

  6. Click Find Next.
    Notice that a second result is found
  7. Click Find Next again and notice the name Gradner
  8. Click Next again to see another result
  9. When the message box displays, read it and click OK
  10. Close the Find and Replace dialog box
  11. Close the Customers table

Replacing Data

To assist you in replacing data, the Find and Replace dialog box has a Replace section. To get it, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button or press Ctrl + H. This would open the Find and Replace dialog box with the Replace tab selected:

Practical Learning:Editing Data

  1. The Cruise2 database should still be opened.
    In the Navigation Pane, double-click Customers:form to open it
  2. Press Ctrl + H (or, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button )
  3. In the Find What combo box, type gradner
  4. In the Replace With combo box, type Gardner
  5. In the Look In combo box, select Current Document
  6. In the Match combo box, select Any Part of Field

  7. Click Find Next
  8. Once the value is found, click Replace
  9. Close the Find and Replace dialog box
  10. Close Microsoft Access