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Introducción a C

Importación/exportación de datos de Microsoft Access

Introducción

Microsoft Access admite varios escenarios de importación y exportación de datos, hacia y desde bases de datos de MS Access, hacia y desde archivos de texto, hacia y desde hojas de cálculo, etc. Antes de importar, debe crear una base de datos que recibirá los registros.

La forma principal de importar o exportar es a través de la página de propiedades de datos externos de la cinta. También puede hacer clic derecho en cualquier objeto en el Panel de navegación, colocar el mouse en Importar o Exportar y hacer clic en la opción deseada.

Aprendizaje práctico:Introducción a la importación/exportación de datos

  1. Iniciar Microsoft Access
  2. Haga clic en Base de datos de escritorio en blanco
  3. Establezca el nombre del archivo como FunDS2
  4. Haga clic en Crear
  5. En la cinta, haga clic en Archivo y luego en Opciones
  6. En la lista de la izquierda, haga clic en Base de datos actual
  7. En la lista de la derecha, haga clic en Ventanas superpuestas
  8. Haga clic en Aceptar
  9. Lea el cuadro de mensaje y haga clic en Aceptar
  10. En la tabla predeterminada, haga doble clic en ID para entrar en modo de edición, presione F2 y presione Inicio, escriba Artículo vendido (para obtener SoldItemID) y presione Entrar
  11. En la sección Vistas de la cinta, haga clic en Vista (o Vista de diseño)
  12. Establezca el nombre como Artículos vendidos y haga clic en Aceptar
  13. Complete la tabla con los siguientes campos (cambie solo las partes indicadas):
    Nombre de campo Tipo de datos Tamaño del campo Formato Título ID de artículo vendido ID de artículo vendido Número de recibo Número de recibo Número de artículo Número de artículo Fabricante 40 Categoría 25 Subcategoría 25 Subcategoría Nombre de artículo 100 Nombre de artículo Tamaño de artículo 20 Tamaño Número de precio de compra Precio de compra fijo doble
  14. Cerrar la mesa
  15. Cuando se le pregunte si desea guardar, haga clic en Sí
  16. Para crear una nueva tabla, en la cinta, haga clic en Crear y, en la sección Tablas, haga clic en Diseño de tabla
  17. Escriba Número de recibo y presiona Tabulador
  18. Haga clic con el botón derecho en Número de recibo y haga clic en Clave principal
  19. Cree los campos de la siguiente manera:
    Nombre de campo Tipo de datos Tamaño del campo Formato Título ReceiptNumber Número Entero largo Recibo # EmployeeNumber Número Entero largo Empleado # ShoppingDate Fecha/Hora Fecha larga Fecha de compra ShoppingTime Fecha/Hora Tiempo de compra largo Tiempo VentasNúmero total Ventas fijas dobles Cantidad total entregada Número Cantidad fija doble entregada
  20. Cerrar la mesa
  21. Cuando se le pregunte si desea guardar, haga clic en Sí
  22. Establecer el nombre de la tabla como ShoppingSessions y haga clic en Aceptar
  23. En la cinta, haga clic en Archivo y haga clic en Nuevo
  24. Haga clic en Base de datos de escritorio en blanco
  25. Establezca el nombre del archivo como Centro de formación informática
  26. Haga clic en Crear
  27. En la cinta, haga clic en Archivo y luego en Opciones
  28. En la lista de la izquierda, haga clic en Base de datos actual
  29. En la lista de la derecha, haga clic en Ventanas superpuestas
  30. Haga clic en Aceptar
  31. Lea el cuadro de mensaje y haga clic en Aceptar

Importación de una base de datos de Microsoft Access

El tipo de datos más simple para importar a una base de datos de Microsoft Access es otra base de datos de MS Access. Para importar una base de datos de Microsoft Access:

  • Si el panel de navegación contiene al menos una tabla, haga clic con el botón derecho en una tabla. Coloque el mouse en Importar y haga clic en Acceder a la base de datos

  • En la sección Importar y vincular de la cinta, haga clic en el botón Acceder

En el cuadro de diálogo, si conoce la ruta a la base de datos, incluido su nombre, escríbalo. De lo contrario, haga clic en el botón Examinar para seleccionar la base de datos de origen. Una vez que haya especificado la base de datos, haga clic en Aceptar. Aparecerá el cuadro de diálogo Importar objetos. Los objetos están organizados por categorías. Seleccione los objetos deseados. Además de los objetos, puede importar o ignorar aspectos como las relaciones y otras opciones del panel de navegación. Para decidir, haga clic en el botón Opciones y seleccione las opciones deseadas:

Una vez que esté listo, haga clic en Aceptar. Si los objetos en la base de datos fueran válidos (y deberían serlo), no deberías tener ningún problema.

Aprendizaje práctico:Importación de una base de datos de Microsoft Access

  1. En la cinta, haga clic en Datos externos
  2. En la sección Importar y vincular de la cinta, haga clic en el botón Acceder
  3. En el cuadro de diálogo, haga clic en el botón Examinar
  4. De los recursos que acompañan a estas lecciones, seleccione CTC y haga clic en Abrir
  5. En el cuadro de diálogo, haga clic en Aceptar
  6. En la página de propiedades de Tablas, haga clic en Seleccionar todo

  7. Haga clic en la pestaña Formularios y haga clic en Seleccionar todo
  8. Haga clic en Aceptar
  9. Cuando se hayan importado los objetos, en el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar

Exportación de una base de datos de Microsoft Access

Hay varias formas de exportar los registros de una base de datos de Microsoft Access. Una forma es exportar formalmente una tabla.

Para exportar un objeto:

  • En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla que contiene los registros, coloque el mouse sobre la exportación y haga clic en Acceder
  • En el panel de navegación, haga clic en la tabla que contiene los registros para seleccionarla. En la sección Exportar de la cinta, haga clic en el botón Acceder

En la primera página del asistente, si conoce la ruta a la base de datos, incluido su nombre, escríbalo o haga clic en el botón Examinar para seleccionar la base de datos de destino. Una vez que haya especificado la base de datos, haga clic en Aceptar. Esto mostraría el cuadro de diálogo Exportar. Le permite especificar el nombre del objeto que recibirá los registros o el objeto que se crearía. También puede especificar qué se exportaría:solo la estructura de la tabla o tanto la estructura como los registros:

La técnica anterior le permite exportar un objeto o un objeto a la vez. Si desea exportar toda la base de datos, en la cinta, haga clic en Archivo y haga clic en Guardar como:

Esta ventana le permite seleccionar el tipo de formato que debe tener la nueva base de datos. La ventana proporciona ocho opciones que puede utilizar. Para usar una opción, haga clic en ella y haga clic en Guardar como o haga doble clic en ella.

Si desea guardar la base de datos en el formato actual de Access 2007-2016, seleccione Base de datos de Access. Esto abriría el cuadro de diálogo Guardar como. Especifique el nombre y la ubicación de la nueva base de datos y haga clic en Guardar.

Si desea crear una base de datos de Microsoft Access 97-2000, haga clic en Base de datos de Access 2000. Esto crearía un archivo con .mdb extensión. Estas son bases de datos compatibles con Microsoft Access 97 y Microsoft Office Access 2000. No hay nada malo o incorrecto con esas versiones de bases de datos y todavía son valiosas hoy en día. Simplemente no admiten algunas funciones como expresiones, archivos adjuntos, etc. en una tabla:

En las versiones de la base de datos MDB, las expresiones no se pueden crear en las tablas, pero se pueden crear en otros tipos de objetos.

Microsoft Access y hojas de cálculo

Importación de una hoja de trabajo

Hay varias formas de importar una hoja de cálculo a una base de datos de Microsoft Access. La hoja de cálculo puede provenir de cualquier aplicación, incluidos Microsoft Excel, Google Sheets, CSV, etc.

Si planea importar una hoja de cálculo de Microsoft Excel o una hoja de Google, primero debe prepararla. Una forma es asegurarse de que toda la hoja de cálculo esté organizada como una sola tabla. En este caso, la parte superior de la hoja de cálculo debe contener las categorías que se pueden usar/considerar como encabezados de columna. Ningún texto no organizado (texto que no se considera perteneciente a la tabla) debe mostrarse encima de los encabezados. Los valores pueden mostrarse debajo de cada encabezado. Aquí hay un ejemplo:

Ningún texto no organizado (texto que no se considera perteneciente a la tabla) debe mostrarse debajo de los registros).

Una vez que el documento esté listo, para importarlo:

  • Si el Panel de navegación contiene al menos una tabla, haga clic con el botón derecho en una tabla en el Panel de navegación, coloque el mouse en Importar y haga clic en Excel
  • En la sección Importar y vincular de la cinta, haga clic en el botón Excel

En el cuadro de diálogo, especifique la ruta y el nombre de la hoja de cálculo y haga clic en Aceptar. Esto iniciaría un asistente. En la primera página, seleccione el nombre de la hoja de cálculo que contiene los datos.

Aprendizaje práctico:Importación de una hoja de cálculo de Microsoft Excel

  1. En la cinta, haga clic en Archivo y haga clic en Abrir
  2. En la lista de archivos, haga clic en FunDS2
  3. En la cinta, haga clic en Datos externos
  4. En la sección Importar y vincular, haga clic en el botón Excel
  5. Haga clic en el botón Examinar
  6. De los recursos que acompañan a estas lecciones, seleccione Fun Department Store y haga clic en Abrir

  7. Haga clic en Aceptar

  8. En la primera página del asistente, asegúrese de que la Hoja1 esté seleccionada y haga clic en Siguiente. Es posible que se muestre un cuadro de mensaje. Léalo y haga clic en Aceptar

  9. En la segunda página del asistente, asegúrese de que la primera fila contiene encabezados de columna esté marcado y haga clic en Siguiente
  10. En la tercera página del asistente, cuando se selecciona la columna ItemNumber, haga clic en la flecha del cuadro combinado Tipo de datos y seleccione Entero largo

  11. Haga clic en DateInStore o en cualquier celda debajo y asegúrese de que su Tipo de datos sea Fecha con hora
  12. Haga clic en Precio unitario y asegúrese de que su Tipo de datos esté configurado en Doble
  13. Haga clic en Siguiente
  14. Haga clic en la flecha del cuadro combinado y seleccione ItemNumber

  15. Haga clic en Siguiente
  16. Reemplace el nombre Importar a tabla a StoreItems

  17. Haga clic en Finalizar
  18. En el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar
  19. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla StoreItems y haga clic en Vista de diseño
  20. Cambie las siguientes características de los campos:
    Nombre de campo Tamaño de campo Formato Título Número de artículo Número de artículo DateInStore Fecha en tienda Fabricante 40 Categoría 25 Subcategoría 25 Subcategoría Nombre del elemento 100 Nombre del elemento Tamaño del artículo 20 Tamaño PrecioUnidad Doble Fijo Precio unitario
  21. Cerrar la mesa
  22. Cuando se le pregunte si desea guardar, haga clic en Sí
  23. También recibirá un cuadro de mensaje que indica que se pueden perder algunos datos. Léelo y haz clic en Sí

Importación de una hoja de cálculo con nombre

Si la hoja de cálculo contiene una combinación de secciones o grupos organizados y no organizados, debe crear nombres para los grupos de registros necesarios.

Aprendizaje práctico:Importación de una hoja de cálculo de Microsoft Excel

  1. Inicia Microsoft Excel
  2. Desde los recursos que acompañan a estas lecciones, abra el libro de trabajo Fun Department Store
  3. En la parte inferior, haga clic en Hoja2
  4. Haga clic en Número de empleado y escriba Número de empleado
  5. Reemplazar nombre con Nombre
  6. Reemplazar nombre con apellido
  7. Seleccione las celdas desde EmployeeNumber hasta los últimos asociados de ventas

  8. En la cinta, haga clic en Fórmulas
  9. En la sección Nombres definidos, haga clic en Definir nombre
  10. Reemplace el Nombre sugerido con Empleados

  11. Haga clic en Aceptar
  12. Cerrar Microsoft Excel
  13. Cuando se le pregunte si desea guardar, haga clic en Guardar y regrese a Microsoft Access
  14. En la cinta, haga clic en Datos externos si es necesario.
    En la sección Importar y vincular, haga clic en el botón Excel
  15. Haga clic en el botón Examinar
  16. Seleccione la hoja de cálculo de Fun Department Store que cambió anteriormente y haga clic en Abrir
  17. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Aceptar
  18. En la primera página del asistente, haga clic en el botón de opción Mostrar rangos con nombre

  19. Asegúrese de que Empleados esté seleccionado y haga clic en Siguiente
  20. En la segunda página del asistente, haga clic en La primera fila contiene encabezados de columna y haga clic en Siguiente
  21. En la tercera página del asistente, cuando se selecciona la columna Número de empleado, haga clic en la flecha del cuadro combinado Tipo de datos y seleccione Entero largo

  22. Haga clic en Siguiente
  23. Haga clic en la flecha del cuadro combinado y seleccione Número de empleado

  24. Haga clic en Siguiente

  25. Acepte el nombre de la tabla como Empleados y haga clic en Finalizar
  26. En el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar
  27. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla Empleados y haga clic en Vista de diseño
  28. Cambie las siguientes características de los campos:
    Nombre de campo Tipo de datos Tamaño del campo Expresión Título NúmeroEmpleado Número Número de empleado Nombre 20 Nombre Apellido 20 Apellido NombreEmpleado [Nombre] &" " &[Apellido] Nombre del empleado Título 100
  29. Cerrar la mesa
  30. Cuando se le pregunte si desea guardar, haga clic en Sí
  31. También recibirá un cuadro de mensaje que indica que se pueden perder algunos datos. Léelo y haz clic en Sí

Copiar desde una hoja de cálculo

En lugar de importar manualmente una hoja de cálculo, puede seleccionar los valores en una hoja de cálculo, copiarlos y pegarlos en una tabla en Microsoft Access.

Aprendizaje práctico:copiar desde una hoja de cálculo

  1. Inicie Microsoft Excel y, en la lista de archivos, haga clic en Fun Department Store
  2. Haga clic en Hoja3
  3. Haga clic en la celda B5
  4. Mantenga presionada la tecla Mayús
  5. Haga clic en la celda G64
  6. Liberar turno
  7. En la cinta de opciones de Microsoft Excel, haga clic en Inicio
  8. En la sección Portapapeles, haga clic en Copiar
  9. En Microsoft Access, en el panel de navegación, haga doble clic en la tabla ShoppingSessions
  10. Haga clic derecho en el botón en la intersección de los encabezados de columna y los encabezados de fila
  11. Haga clic en Pegar
  12. Lea el cuadro de mensaje de Microsoft Access y haga clic en Sí
  13. Volver a Microsoft Excel en la Hoja 3
  14. Haga clic en la celda I5
  15. Mantenga presionada la tecla Mayús
  16. Haga clic en la celda P165
  17. Liberar turno
  18. En la cinta, haga clic en Inicio y haga clic en Copiar
  19. Vuelva a Microsoft Access y haga doble clic en la tabla Artículos vendidos en el panel de navegación
  20. En la mesa, haga clic en Recibo #
  21. Mantenga presionada la tecla Mayús
  22. Haga clic en Precio unitario
  23. Liberar turno
  24. Presiona Ctrl + V para pegar
  25. Lea el cuadro de mensaje y haga clic en Sí
  26. Cerrar ambas tablas
  27. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en cualquiera de las tablas, coloque el mouse en Importar y haga clic en Acceder a la base de datos
  28. Haga clic en Examinar
  29. Ubique y seleccione la base de datos FunDS1 de las lecciones anteriores (de lo contrario, de los recursos que acompañan a estas lecciones, seleccione FunDS2) y haga clic en Abrir
  30. En el cuadro de diálogo, haga clic en Aceptar
  31. En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en Formularios
  32. Haga clic en Seleccionar todo
  33. Haga clic en Aceptar
  34. Cuando se hayan importado los formularios, en el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar

Exportando a una hoja de cálculo de Microsoft Excel

transferir datos de Microsoft Access a una hoja de cálculo implica copiar y pegar. Para comenzar, en Microsoft Access, puede abrir una tabla en Vista de hoja de datos y luego seleccionar uno, algunos o todos los registros. Después de seleccionar los registros, puede copiarlos, abrir Microsoft Excel, hacer clic en la celda que alojaría el valor de la parte superior izquierda y pegar.

Otra técnica consiste en exportar, y puedes hacerlo sin abrir primero la tabla:

  • Antes de exportar una tabla, en el panel de navegación, haga clic en la tabla. Luego, en la cinta, haga clic en Datos externos. En la sección Exportar, haga clic en el botón Excel
  • En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla deseada, coloque el mouse en Exportar y haga clic en Excel

Esto abriría el cuadro de diálogo Exportar - Hoja de cálculo de Excel con la ruta donde se guardará el archivo. La carpeta predeterminada es Mis documentos:

Aprendizaje práctico:exportar datos como una hoja de cálculo

  1. En la cinta, haga clic en Archivo y haga clic en Abrir
  2. En la lista de archivos, haga clic en Computer Training Center
  3. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla CourseSchedules, coloque el mouse en Exportar y haga clic en Excel
  4. Haga clic en el botón Examinar y seleccione la carpeta (Mis) Documentos
  5. Haga clic en Aceptar
  6. En el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar

Microsoft Access y archivos de texto

Importación de un archivo de texto

Puede crear una tabla utilizando datos de un archivo de texto. Si está creando el archivo (de texto) en el Bloc de notas, la delimitación de un campo generalmente se realiza presionando Tabulador después de crear el contenido de los campos. Para importar un archivo de texto en Microsoft Access:

  • En la sección Importar de la cinta, haga clic en el botón Archivo de texto
  • Si había creado previamente una tabla que recibiría los valores, en el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en esa tabla, coloque el mouse en Importar y haga clic en Archivo de texto corto

Aprendizaje práctico:importar un documento de texto

  1. Para iniciar una nueva base de datos, en la cinta, haga clic en Archivo y haga clic en Nuevo
  2. Haga clic en Base de datos de escritorio en blanco
  3. Establezca el nombre en Monson University1
  4. Haga clic en Crear
  5. En la cinta, haga clic en Archivo y luego en Opciones
  6. En la lista de la izquierda, haga clic en Base de datos actual
  7. En la lista de la derecha, haga clic en Ventanas superpuestas
  8. Haga clic en Aceptar
  9. En la cinta, haga clic en Datos externos y, en la sección Importar y vincular, haga clic en Archivo de texto
  10. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Archivo de texto, haga clic en el botón Examinar
  11. Ubique los recursos que acompañan a estas lecciones y seleccione el archivo Departments.txt
  12. Haga clic en Abrir
  13. En el cuadro de diálogo, haga clic en Aceptar
  14. En la primera página del Asistente para importar texto, acepte que el texto sea Delimitado y haga clic en Siguiente
  15. En la segunda página, acepte que el delimitador se establezca en Tabulador.
    Haga clic en la casilla de verificación La primera fila contiene nombres de campo

  16. Haga clic en Siguiente
  17. En la tercera página del asistente, haga clic en Siguiente
  18. Haga clic en la flecha del cuadro combinado y seleccione Código de departamento
  19. Haga clic en Siguiente
  20. Acepte el nombre de la tabla como Departamentos y haga clic en Finalizar
  21. Cuando se hayan importado los registros, haga clic en Cerrar
  22. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla Departamentos y haga clic en Vista de diseño
  23. Cambie las siguientes características de los campos:
    Nombre de campo Tamaño de campo DepartamentoCódigo 5 DepartamentoNombre 100
  24. Cerrar la mesa
  25. Cuando se le pregunte si desea guardar, haga clic en Sí
  26. También recibirá un cuadro de mensaje que indica que se pueden perder algunos datos. Léelo y haz clic en Sí
  27. En la cinta, haga clic en Datos externos y, en la sección Importar y vincular, haga clic en Archivo de texto
  28. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Archivo de texto, haga clic en el botón Examinar
  29. De los recursos que acompañan a estas lecciones, seleccione el archivo Employees.txt y haga clic en Abrir
  30. En el cuadro de diálogo, haga clic en Aceptar
  31. En la primera página del Asistente para importar texto, acepte que el texto sea Delimitado y haga clic en Siguiente
  32. En la segunda página, acepte que el delimitador se establezca en Tabulador y haga clic en La primera fila contiene nombres de campo.

  33. Haga clic en Siguiente
  34. En la tercera página del asistente, como Número de empleado seleccionado, haga clic en la flecha del cuadro combinado Tipo de datos y seleccione Texto breve
  35. Haga clic en Siguiente
  36. Haga clic en la flecha del cuadro combinado y seleccione Número de empleado
  37. Haga clic en Siguiente
  38. Acepte el nombre de la tabla como Empleados y haga clic en Finalizar
  39. Cuando se hayan importado los registros, haga clic en Cerrar
  40. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla Empleados y haga clic en Vista de diseño
  41. Cambie las siguientes características de los campos:
    Nombre de campo Tamaño de campo Título NúmeroEmpleado 10 Nombre 25 Nombre Segundo Nombre 25 Apellido 25 Apellido DepartamentoCódigo 5 Título 100
  42. Cerrar la mesa
  43. Cuando se le pregunte si desea guardar, haga clic en Sí
  44. También recibirá un cuadro de mensaje que indica que se pueden perder algunos datos. Léelo y haz clic en Sí
  45. En la cinta, haga clic en Datos externos y, en la sección Importar y vincular, haga clic en Archivo de texto
  46. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Archivo de texto, haga clic en el botón Examinar
  47. De los recursos que acompañan a estas lecciones, seleccione el archivo Majors.txt y haga clic en Abrir
  48. En el cuadro de diálogo, haga clic en Aceptar
  49. En la primera página del Asistente para importar texto, acepte que el texto sea Delimitado y haga clic en Siguiente
  50. En la segunda página, acepte que el delimitador se establezca en Tabulador y haga clic en La primera fila contiene nombres de campo.

  51. Haga clic en Siguiente
  52. En la tercera página del asistente, haga clic en Dean
  53. Haga clic en la flecha del cuadro combinado Tipo de datos y seleccione Texto breve
  54. Haga clic en Siguiente
  55. Haga clic en la flecha del cuadro combinado y seleccione MajorID
  56. Haga clic en Siguiente
  57. Aceptar el nombre de la tabla como Majors y haga clic en Finalizar
  58. Cuando se hayan importado los registros, haga clic en Cerrar
  59. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla Empleados y haga clic en Vista de diseño
  60. Cambie las siguientes características de los campos:
    Nombre de campo Tamaño de campo Mayor ID Mayor 100 Decano 10
  61. Cerrar la mesa
  62. Cuando se le pregunte si desea guardar, haga clic en Sí
  63. También recibirá un cuadro de mensaje que indica que se pueden perder algunos datos. Léelo y haz clic en Sí
  64. En la cinta, haga clic en Datos externos y, en la sección Importar y vincular, haga clic en Archivo de texto
  65. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Archivo de texto, haga clic en el botón Examinar
  66. De los recursos que acompañan a estas lecciones, seleccione el archivo Minors.txt y haga clic en Abrir
  67. En el cuadro de diálogo, haga clic en Aceptar
  68. En la primera página del Asistente para importar texto, acepte que el texto sea Delimitado y haga clic en Siguiente
  69. En la segunda página, acepte que el delimitador se establezca en Tabulador y haga clic en La primera fila contiene nombres de campo
  70. Haga clic en Siguiente
  71. En la tercera página del asistente, haga clic en Siguiente
  72. Haga clic en la flecha del cuadro combinado y seleccione MinorID
  73. Haga clic en Siguiente
  74. Aceptar el nombre de la mesa como Menores y haga clic en Finalizar
  75. Cuando se hayan importado los registros, haga clic en Cerrar
  76. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla Empleados y haga clic en Vista de diseño
  77. Cambie las siguientes características de los campos:
    Nombre de campo Tamaño de campo MinrID Menor 100
  78. Cerrar la mesa
  79. Cuando se le pregunte si desea guardar, haga clic en Sí
  80. También recibirá un cuadro de mensaje que indica que se pueden perder algunos datos. Léelo y haz clic en Sí
  81. En el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho en Table1, coloque el mouse en Importar y haga clic en Archivo de texto
  82. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Archivo de texto, haga clic en el botón Examinar
  83. Ubique los recursos que acompañan a estas lecciones y seleccione el archivo Students.txt
  84. Haga clic en Abrir
  85. En el cuadro de diálogo, haga clic en Aceptar
  86. En la primera página del Asistente para importar texto, acepte que el texto esté delimitado y haga clic en Siguiente.

  87. En la segunda página, acepte que el delimitador se establezca en Coma o Tabulador y haga clic en Siguiente
  88. En la segunda página del asistente, haga clic en La primera fila contiene nombres de campo

  89. Haga clic en Siguiente
  90. Como se selecciona StudentNumber, haga clic en la flecha del cuadro combinado Tipo de datos y seleccione Texto corto

  91. Haga clic en Siguiente
  92. Haga clic en la flecha del cuadro combinado y seleccione StudentNumber

  93. Haga clic en Siguiente
  94. Acepte el nombre de la tabla como Estudiantes y haga clic en Finalizar
  95. Cuando se hayan importado los registros, haga clic en Cerrar
  96. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla Estudiantes y haga clic en Vista de diseño
  97. Cambie las siguientes características de los campos:
    Nombre de campo Tamaño de campo Título NúmeroEstudiante 12 Estudiante # Nombre 25 Nombre Segundo Nombre 25 Apellido 25 Apellido Fecha de nacimiento Sexo 20 Dirección 120 Ciudad 40 Estado 50 Código postal 20 Código postal
  98. Cerrar la mesa
  99. Cuando se le pregunte si desea guardar, haga clic en Sí
  100. También recibirá un cuadro de mensaje que indica que se pueden perder algunos datos. Léelo y haz clic en Sí

Exportación de un archivo de texto

Para guardar una tabla como texto:

  • En el panel de navegación, haga clic en la tabla que desea exportar. En la sección Exportar de la cinta, haga clic en el botón Archivo de texto
  • En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla que contiene los datos, coloque el mouse en Exportar y haga clic en Archivo de texto corto

Esto abriría el cuadro de diálogo Exportar - Archivo de texto con el nombre del archivo con la extensión .txt. Simplemente siga el asistente:

Microsoft Access and XML

Importing an XML File

An XML file is essentially a document made of at least one table. A typical XML file starts with a root node:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>

Under it, the global parent node starts and closes itself:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
</FunFurniture>

This global parent node is not the table. Inside that node, you should have a node that would represent a table and it can repeat itself as many times as necessary. Aquí hay un ejemplo:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
  </Employees>
  <Employees>
  </Employees>
</FunFurniture>

Inside each table, you should have the name of each column followed by its value:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>924795</EmployeeNumber>
    <FirstName>Donald</FirstName>
    <LastName>Tripleton</LastName>
    <Title>Sales Manager</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>274957</EmployeeNumber>
    <FirstName>Jeanne</FirstName>
    <LastName>Wooley</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>684078</EmployeeNumber>
    <FirstName>Irene</FirstName>
    <LastName>Polsen</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>297149</EmployeeNumber>
    <FirstName>Monica</FirstName>
    <LastName>Jackson</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
</FunFurniture>

After creating and saving an XML file, to import it in Microsoft Access, in the External Data tab of the Ribbon and in the Import section, click the XML File button and follow the wizard.

Practical Learning:Importing an XML Document

  1. To start a new database, on the Ribbon, click File and click New
  2. Click Blank Desktop Database
  3. Set the name to StatesStatistics2
  4. Click Create
  5. Close the default table without saving it
  6. On the Ribbon, click External Data
  7. In the Import &Link section, click the XML File button
  8. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Browse button
  9. Locate the resources that accompany these lessons and select the StatesStatistics.xml file
  10. Click Open
  11. On the Get External Data - XML File dialog box, click OK

  12. In the Import XML dialog box, accept the selections and click OK
  13. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Close button
  14. In the Navigation Pane, right-click the Regions table and click Design View
  15. In the top side of the window, make sure Region is selected.
    In the bottom side, set the Field Size to 25
  16. Close the table
  17. When asked whether you want to save, click Yes
  18. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
  19. In the Navigation Pane, double-click the States table

  20. After viewing the records, right-click the States tab and click Design View
  21. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Decimal Places Caption Abbreviation 2 State StateName 40 Name AreaSqrMiles Number Standard 0 Sqr Miles AreaSqrKm Number Standard 0 Sqr Kms AdmissionUnionDate Date/Time Date of Admission to Union AdmissionUnionOrder Number Byte Order of Admission to Union Capital 40 Region 25 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
  22. Close the table
  23. When asked whether you want to save, click Yes
  24. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes

Exporting to XML

To export a table to XML format, in the Navigation Pane:

  • Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click XML File
  • Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> XML File

The Export - XML File dialog box that comes up allows you to verify the name of the file that will be created and the path where it will go. Once you are ready, you can click OK. A dialog box would come up asking which one(s) of the three files you want to have created:

If you want to create a more elaborate XML application with advanced options, you can click the More Options button. This would close the previous dialog box and open another one:

This dialog box allows you to specify more details on how the table should be exported. After making your selections, click OK.

Microsoft Access and the Web

Importing an HTML File

To import an HTML file in Microsoft Access:

  • In the Import section of the Ribbon, click the More button and click HTML Document
  • If the Navigation Pane contains at least one table, right-click a table, position the mouse on Import, and click HTML Document

The primary steps to follow are the same for a text document. In the third page of the wizard, to consider and/or apply more options, click the Advanced button:

After making the necessary adjustments, click OK.

Practical Learning:Importing a Text Document

  1. On the Ribbon, click File and click New
  2. Click Blank Desktop Database
  3. Set the name to States Statistics
  4. Click Create
  5. In the Navigation Pane, right-click Table1, position the mouse on Import, and click HTML Document
  6. In the Get External Data - HTML Document dialog box, click the Browse button
  7. Locate the resources that accompany these lessons
  8. Select the states.htm document and click Open
  9. Click OK
  10. In the first page of the Import HTML Wizard, click First Row Contains Column Headings

  11. Click Next

  12. Accept the defaults of the second page of the wizard and click Next
  13. In the third page of the wizard, click the arrow of the combo box and select Abbreviation

  14. Click Next

  15. Set the name of the table as States
  16. Click Finish
  17. You receive a confirmation message. Click Close
  18. In the Navigation Pane, right-click the States table and click Design View
  19. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Caption Abbreviation 5 Abbrv StateName 40 State Name AreaSqrMiles Number Double Standard Area in Square Miles AreaSqrKkm Number Double Standard Area in Square Kilometers AdmissionUnionDate Date of Admission to Union Capital 40 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
  20. Close the table
  21. When asked whether you want to save, click Yes
  22. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
  23. Close Microsoft Access

A Microsoft Access Table on a Web Page

You can copy and paste Data from a webpage into a table. To do this:

  • If you want to copy all columns and all records, in the Navigation Pane of Microsoft Access, right-click the table and click Copy
  • If you want to copy all columns and all records, open the table in Microsoft Access, press Ctrl + A to select everything. Press Ctrl + C to copy. In the web page of the application, click the section you want on the web page and press Ctrl + V to paste
  • If you want to copy only some columns and/or some records, open the table in Microsoft Access. Make the selection. Right-click the selection and click Copy. In the web application, right-click the section you want on the web page and click Paste or click the section and press Ctrl + V

Some other applications do not support copy and paste. An alternative is to export the table to HTML. To save a table as HTML, in the Navigation Pane:

  • Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click HTML Document
  • Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> HTML Document

This would open the Export - HTML Document dialog box.

Microsoft Access and Microsoft Word

Introduction

There are various ways you can use Microsoft Word with a Microsoft Access database. As opposed to copying from a database table and pasting to a table, you may want the reverse. That is, you can copy a table from a Microsoft Word document. To do this, in Microsoft Word, select the table in a document and copy it. Start a table in Microsoft Access and paste the records.

Mail Merge

Mail merging allows you to use data on your database to create letters, labels, envelopes, and other documents that require external data originating from another document. To start a mail merge, in the Navigation Pane:

  • Click the table that holds the information you want to use. In the Export section of the Ribbon, click Word Merge
  • Right-click the table, position the mouse on Export and click Word Merge

This would open the Microsoft Word Mail Merge Wizard:

And click OK. This would open the Select Microsoft Word Document dialog box. It allows you to select the letter/document you plan to use. If you don't have that document, click Cancel, open Microsoft Word, create the document and proceed from there. If you have a letter, select it. This would open the letter in Microsoft Word. ail Merge window, if you want to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button and click Next. In the second page of the wizard, you will have the choice of creating a new Microsoft Word document or using an existing document. If you want to create a new document, click or accept Use the Current Document. If you click Start From Existing Document, you will be asked to specify the document, in which case you should click Open, select the document, and click Open:

After this, the Mail Merge window would come back to the Use Current Document option. Click Next:Select Recipients.

To insert other types of items, in the Mail Merge window, you can click the Address Block link, the Insert Address Block dialog box would come up. The Insert Address Block dialog box is made of various sections. It allows you to specify a type of greeting and other pieces of information to be inserted in the document. After making the selection(s), you can click OK.

After creating the document and adding the necessary fields to it, you can preview and review it. To do this, in the Mail Merge window, click the Next:Preview Your Letters link. When you do this, the letter appears with the value(s) of the first record. To review the document with the other values, in the Mail Merge window, you can click the previous or the next buttons.

After reviewing the document, in the Mail Merge window, you can click the Next:Complete The Merge link. You can then save, print, and manage the document. In the same way, you can create labels or envelopes.

Practical Learning:Creating a Mail Merge

  1. Start Microsoft Word
  2. From the resources that accompany these lessons, open Promotion.docx
  3. Press Ctrl + A to select everything
  4. Press Ctrl + C to copy
  5. Close Microsoft Word and return to Microsoft Access
  6. From the resources that accompany these lessons, open the Bethesda Car Rental1 database
  7. In the Navigation Pane, in the Tables section, click Customers
  8. To start a mail merge, on the Ribbon, click External Data
  9. In the Export section, click Word Merge
  10. Click the second radio button:

  11. Click OK.
    Microsoft Word starts.
  12. In Microsoft Word, press Ctrl + V to paste the Promotion.docx document (this would be the equivalent of creating or designing the document)

  13. In the Mail Merge window, to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button



    Click Next:Starting Document
  14. In the Select Starting Document section, make sure Use the Current Document is selected Click Next:Select Recipients

  15. Click Next:Write Your Letter

  16. In the Microsoft Word document, double-click Date and press Delete
  17. On the Ribbon of Microsoft Word, click Insert
  18. In the Text section, click Date &Time
  19. In the Available Formats list box of the Date &Time dialog box, click the second option (day, month, and year)

  20. Click OK
  21. Press Enter
  22. Click the right side of Dear
  23. In the Mail Merge window, click More Items
  24. In the Fields list, click FirstName

  25. Click Insert
  26. Click Close
  27. Press the Space bar
  28. In the Mail Merge window, click More Items...
  29. In the Fields name, double-click LastName
  30. Click Close
  31. In the Mail Merge window, click Next:Preview Your Letters

  32. In the Mail Merge window, click the next recipient button and observe the name in the document
  33. Click the next recipient button 4 times and observe the names in the document
  34. Click the previous recipient button 2 times and observe the names in the document
  35. In the Mail Merge window, click Next:Complete the Merge
  36. Close Microsoft Word
  37. When asked whether you want to save, click Save
  38. Set the file name as Bethesda Car Rental Promotional Campaign1
  39. Click Save
  40. Close Microsoft Access

Sharing a Microsoft Access Database

Distributing the Database

Distributing a database consists of making it available to more than one computer. Both Microsoft Windows and Microsoft Access provide various solutions, One solution is to install Microsoft Access on each computer that will use your database. This may be the most expensive solution but it is the easiest. Most companies use that solution because it is easy either to purchase many copies or get many licenses of Microsoft Office Professional that includes Microsoft Access.

After creating a database, in the server or the computer of your choice (normally, the database can be located on any computer that is a member of your network) where you want the database to be located, create a folder. Copy the database file into that folder

Access the drive that holds that folder. To share it, right-click it and click Share:

Click the arrow of the combo box in the File Sharing window and select Everyone:

After selecting Everyone, click Add. Click the down-pointing arrow on the right side of Everyone:

  • If you are sharing from Microsoft Windows Server 2008, select Contributor

  • If you are sharing from Microsoft Windows 7+, select Read/Write

Click Share. If you receive a message box, click Continue.
You should receive a message box telling you that the sharing was successful

Click Close.

In another computer where you want to access the database, open a file utility such as Windows Explorer. Click Network. Click the name of the computer to show its shared folders. Open the folder that contains the database. Right-click the name of the database, position the mouse on Send To, and click Desktop (Create Shortcut)

As an alternative, you could right-click the database and click Create Shortcut, then copy that shortcut where you want the database to be accessible. To open the database from that computer, double-click the shortcut.

Importing or Splitting a Database

Introduction

Importing data allows you to get information from an external source and insert it in your database. Microsoft Access can accept data from various applications. To import a file or objects, on the Ribbon, click the External Data tab:

In the Import section of the Ribbon, click the button that corresponds to the type of object you want to get. What happens depends on the type of file you are trying to import.

Importing Microsoft Access Objects

To import objects from another Microsoft Access database, on the Ribbon, click External Data. In the Import section of the Ribbon, click the Access button . This would open the Get External Data - Access Database wizard. You should first locate the folder that contains the database, and then select the database.

Splitting a Database

You can divide your database in two parts. One part would be installed on one computer that can be a server or just another computer. This is referred to as back-end. The other part would be installed in each user's computer. The users computers can then connect to the back-end database that stores the actual database. The users computer have only the graphical interface that allows them to work. To implement this scenario, you split your database.

To split a database, on the Ribbon, click Database Tools:

In the Move Data section, click the Access Database button . This would open the Database Splitter dialog box with four paragraphs and two buttons:

After reading them, click Split Database and follow the wizard.

Practical Learning:Splitting a Database

  1. From the resources that accompany these lessons, open the Computer Training Center database.
    Notice the objects in the Navigation Pane

  2. On the Ribbon, click Database Tools
  3. In the Move Data section, click Access Database

  4. You receive a Database Splitter dialog box. Read the paragraphs and click Split Database
  5. In the Create Back-End Database dialog box, change the name of the file to ComputerTrainingCenterBackEnd
  6. Click Split.
    When the splitting is over, a dialog box appears

  7. Read it and click OK
  8. Open the ComputerTrainingCenterBackEnd database. Notice the icons of the tables in the Navigation Pane

  9. Re-open the Bethesda Car Rental5 database and notice the new icons of the tables in the Navigation Pane

  10. Close Microsoft Access