Continuando con nuestra serie de Sugerencias, trucos y pautas con Microsoft Access, compartimos algunos elementos adicionales. Los artículos en curso seguirán centrándose en tablas dentro de una base de datos de Access.
Tablas de bases de datos y relaciones de tablas
¿Qué son exactamente las relaciones de tabla de base de datos y por qué querría usarlas? Diseñar una base de datos con múltiples tablas puede ser particularmente desafiante. No solo tiene que determinar todas las tablas de la base de datos, sino que comprender el concepto de una base de datos en cuanto a varias tablas es una tarea difícil.
Algunas personas simplemente dejan de intentar hacer esto y rápidamente se inclinan por MS Excel. En poco tiempo, se encuentran en una pesadilla de hojas de cálculo de tener varias hojas de cálculo vinculadas entre sí a través del gran abismo de una red compartida. Las personas navegan a Excel porque no tienen el tiempo o el conocimiento para crear una base de datos de Access.
Entonces, suponiendo que desea crear una base de datos en Access, la ventana de relación de tablas en Access puede ser extremadamente útil. Mi opinión profesional es que no cree nada en su base de datos hasta que pueda mapear todas las relaciones usando esta función. En la siguiente figura, vemos una relación estándar entre un cliente y un pedido.
Este artículo se centrará en la relación “uno a muchos”. ¿Qué significa esta relación y cómo se usa? En el ejemplo anterior, la información del cliente se almacena como "uno ” y los pedidos se almacenan como “muchos " relación. ¿Por qué querría almacenar la información del cliente más de una vez? Los pedidos o muchos lados solo almacenarán el CustomerID más de una vez porque un cliente puede ordenar más de una vez.
Por ejemplo, si una empresa de selladores de entrada para autos coloca el asfalto en su entrada para autos. En este caso, el cliente se almacena en la tabla de clientes y todos los detalles de la capa de sellado/pedido se almacenarán en la tabla de pedidos.
Dos años después de la primera capa de sellado, será necesario volver a sellar el camino de entrada. El cliente ya está en la base de datos, por lo que se crea un nuevo pedido para el mismo cliente. En el siguiente formulario, la vista de los pedidos muestra el desarrollo final una vez que se crean las tablas.
En el ejemplo anterior, la información de trabajo del cliente es el componente principal de la relación de uno a muchos. Si se necesita un nuevo trabajo para el mismo cliente, todo lo que el usuario debe hacer es seleccionar el botón de nuevo trabajo en el siguiente diagrama.
Una vez que se agrega el nuevo trabajo, la pantalla de resumen del cliente cambia para reflejar el segundo trabajo para el mismo cliente. Vea el siguiente diagrama.
Entonces, esto nos lleva de vuelta a las relaciones de la tabla, pero también cierra la brecha de por qué configuraste las relaciones en primer lugar.
La figura anterior es el resultado de crear las tablas y formularios. La siguiente figura es donde comenzó cuando estaba configurando las relaciones de la tabla para empezar. El CustomerID en la tabla de clientes coincide con un pedido en la tabla de Pedidos.
Consejo: Nunca comience a crear formularios de entrada de base de datos en una base de datos de Access hasta que primero haya mapeado toda la estructura de la tabla.
Los elementos secundarios en el siguiente diagrama incluyen lo siguiente:
- Hacer cumplir la integridad referencial – No se puede ingresar un pedido en la tabla de pedidos hasta que dicho cliente se cree primero. Esto evita que se creen pedidos "perdidos" sin un cliente.
- Campos relacionados actualizados en cascada – Si el valor del campo ID de cliente cambia en la tabla de clientes, todos los valores de ID de cliente asociados también cambiarán en la tabla de pedidos. Esto es más frecuente en una base de datos que tiene números de productos o valores de identificación de empleados que cambian.
- Eliminar registros relacionados en cascada – Si elimina un cliente, también se eliminarán todos los pedidos asociados. Una vez más, esto evita que los registros "perdidos" o "huérfanos" se queden solos en las tablas posteriores.
En resumen, diseñar una base de datos con múltiples tablas no es una tarea fácil. Sin embargo, es posible con una gran cantidad de investigación y trabajo duro, se puede hacer. Es realmente un rompecabezas que usted resuelve, y todas las piezas están justo frente a usted cuando se trata de rastrear los datos dentro de sus procesos diarios.
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