Si tuviera que adivinar, ¿cuánto tiempo cree que dedica a las reuniones cada semana? Según este artículo, los mandos intermedios pasan un promedio del 35 % de su tiempo en reuniones, mientras que los altos mandos pasan hasta el 50 % en reuniones. Lo peor es cuando pasas todo este tiempo en discusiones y resultan ineficaces. Las reuniones llegaron para quedarse, pero hay maneras de hacer que este tiempo sea más productivo.
Aquí en Arkware, pasamos mucho tiempo en reuniones con clientes y entre nosotros. Es importante que ofrezcamos las mejores soluciones de bases de datos y reunirnos es una de las formas en que lo logramos. Estas son las estrategias que usamos para mantener nuestras reuniones más productivas.
1. Sepa cuándo organizar una reunión
Antes de convocar una reunión, nos aseguramos de que sea la mejor manera de resolver un desafío o abordar una inquietud. Si un correo electrónico o una nota hará que todos estén en la misma página, entonces enviaremos esto en su lugar. Queremos que nuestras reuniones sean un uso valioso del tiempo de todos.
2. Programe reuniones en el momento adecuado
Programamos reuniones en momentos en que es menos probable que las personas se distraigan. Viernes por la tarde:definitivamente no es un buen momento para celebrar una reunión. Las investigaciones muestran que las reuniones que se realizan durante la hora del almuerzo cuando las personas tienen hambre y están distraídas también son menos productivas, por lo que también evitamos estos momentos. Los mejores horarios para celebrar reuniones son entre las 9 y las 11 a. m. o entre las 2 y las 4 p. m. los martes, miércoles y jueves.
3. Invita a las personas adecuadas
No todos necesitan estar en la mayoría de las reuniones. Solo invite al personal que se beneficiará de la discusión, como aquellos que tienen algo para contribuir o se verán afectados por el tema de conversación. Todos los demás pueden usar este tiempo para trabajar con clientes y completar otras tareas.
4. Crear una Agenda
Antes de la reunión, cree una agenda y un cronograma. Compártalo con las personas que asistirán a la reunión para que sepan qué esperar. Tener una agenda permite que todos sigan y se mantengan enfocados en el tema. Si el tema se desvía, no tengas miedo de intervenir y retomar la conversación.
5. Elija una ubicación cómoda
Hemos notado que una ubicación cómoda ayuda a las personas a mantenerse concentradas en las reuniones. Elija un espacio luminoso y bien iluminado con asientos cómodos para que las personas no se sientan incómodas durante la próxima media hora. También es una gran idea tener una pizarra o una pantalla de proyección para que todos puedan mirar durante la reunión.
6. Mantenga las reuniones cortas
Es mejor tener varias reuniones cortas que una reunión larga. La gente se aburre y se distrae cuando se sienta en el mismo asiento por mucho tiempo. Además, esto reduce el tiempo que podrían dedicar a otras tareas. Mantenga las reuniones en alrededor de 30 minutos, si puede.
7. Evite dar conferencias
Recuerde que está celebrando una reunión, no una conferencia. Por lo tanto, evite sermonear y aburrir a su audiencia. Una reunión es un momento para que todos hablen, intercambien ideas, expresen sus preocupaciones y más. Deje tiempo para que todos contribuyan, por lo que es importante elegir con cuidado a quién está invitando.
Si su negocio requiere reuniones, hay maneras de hacerlas más productivas para usted y sus empleados. ¡Al seguir las estrategias anteriores, puede hacer que este tiempo sea valioso para todos en la oficina!
