¿Por dónde empiezo?
Una regla general para crear una base de datos (o una función de base de datos) es visualizar la solución mínima necesaria para satisfacer el objetivo. Mantenerlo simple se aplica especialmente a los principiantes. Si desea crear un sistema para el seguimiento de clientes potenciales de ventas, no agregue la creación de una base de datos de servicio al cliente o un sistema de facturación al mismo tiempo. Luego, una vez que su nueva aplicación funcione bien, puede agregar nuevas funciones e integrar otros aspectos comerciales en el diseño.
Antes de comenzar, es una buena práctica planificar su desarrollo para que siempre pueda visualizar sus objetivos y evitar obstáculos innecesarios. Involucrar a los miembros de su equipo también ayudará a definir el proyecto, así como a aumentar la aceptación del uso de un nuevo sistema.
Los diseños de bases de datos de MS Access siempre deben comenzar con algunos conceptos simples relacionados con su organización:
1. Definir los Objetivos
¿Qué desafío(s) resolverá la base de datos?
- ¿Cómo se beneficiará la organización? es decir, agilizar el proceso, hacer cumplir rutas estrictas de trabajo, mantenimiento de registros de una sola fuente
- ¿Cómo se beneficiarán los usuarios? es decir, datos organizados, recuperación más rápida de datos, entrada de datos menos redundante
- ¿Cómo se beneficiarán los clientes? es decir, informes completos/coherentes, servicio al cliente más rápido, mejor seguimiento del historial
2. Definir los flujos de trabajo en papel
- Escriba los pasos necesarios en su flujo de trabajo ideal. Por ejemplo, en un sistema para el seguimiento de clientes potenciales de ventas, escriba la lista completa de los pasos ideales desde un cliente potencial de ventas hasta el cierre de una venta. Puede haber excepciones a la ruta ideal que deben abordarse. A menudo es una buena idea abordar estas excepciones una vez que se demuestre que el nuevo sistema funciona bien en la mayoría de los casos.
3. Diseñar Tablas y Campos de Datos en papel
- Las tablas son los componentes básicos de la base de datos y deben incluir todos los datos que espera administrar en su nuevo sistema. Por lo general, todos los puntos de datos que se incluyen en sus formularios e informes se representarán en un campo dentro de una tabla. En una base de datos de seguimiento de clientes potenciales, puede incluir tablas y campos como:
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- Organización:incluye el nombre de la organización, la dirección, la dirección2, la ciudad, el estado, el código postal, el teléfono, etc.
- Contacto:incluye nombre, apellido, teléfono, correo electrónico, etc.
- Origen del cliente potencial:incluye el nombre de la fuente, etc.
- Estado del cliente potencial:incluido el estado, etc.
- Detalles del cliente potencial:fecha del cliente potencial, producto o servicio de interés, notas, etc.
- Miembro del equipo:iniciales, nombre, apellido, etc.
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4. Diseño de Formularios e Informes en Papel
- Sus formularios e informes serán sus puertas de entrada para ingresar datos al sistema, administrar los datos que están en el sistema y extraer datos del sistema. Reúna todos los formularios e informes aplicables que ya utiliza o esboce los que necesitará. Asegúrese de que todos sus datos esenciales se capturen en estos documentos.
En nuestro próximo artículo, discutiremos cómo crear sus tablas en MS Access.
