Eso no es normal:normalizar tablas de Access vacías
Una de las cosas más difíciles de hacer (pero más importante cuando se construye una base de datos) es construir las estructuras de la tabla correctamente. Este proceso se conoce como normalización. Una base de datos correctamente normalizada nunca debe tener una sola tabla que contenga información redundante. Considere la siguiente tabla:| Cliente | Dirección | Ciudad | Estado | Código postal | Teléfono |
| Jones | Calle principal 125 | Jonestown | Nueva Jersey | 08000 | 609-555-1244 |
| Jones | Calle principal 125 | Jonestown | Nueva Jersey | 08000 | 609-555-7890 |
| Smith | 1542 Jones Hwy | Laramie | WY | 82051 | 307-555-5412 |
| Wilson | 78 Círculo Smith | Jones | CA | 90000 | 451-555-8645 |
Si tiene problemas para normalizar las tablas vacías, llene cada tabla con cinco a diez registros. Ver las tablas con datos generalmente facilita la detección de problemas de normalización.
Aquí le mostramos cómo comenzar a normalizar sus tablas:- Examine cada tabla tal como está estructurada actualmente. ¿Estás repitiendo alguna información innecesariamente (como viste anteriormente con la dirección y el nombre del cliente)?
- Si tiene información duplicada, determine por qué la está repitiendo (por ejemplo, los múltiples números de teléfono de un cliente).
- Divida una tabla en dos tablas para eliminar la redundancia.
- Repita los pasos 1 a 3 para cada tabla hasta que se elimine toda la redundancia.
Puede encontrar que dividir una tabla en dos aún no elimina toda la redundancia en una tabla. En ese caso, siga dividiendo las tablas hasta que desaparezca toda la redundancia.
Usted escribe 73.725, pero Access lo cambia a 74
El redondeo automático puede frustrarte, pero corregirlo es fácil. De forma predeterminada, Access configura todos los campos numéricos para aceptar enteros largos. Como recordará de sus días de matemáticas en la escuela secundaria, un número entero es un número entero negativo o positivo. Para acomodar decimales, cambia la configuración del tamaño del campo para que acepte decimales. Así es cómo:- Abra la tabla en la vista Diseño y luego haga clic en el campo que no está cooperando.
- En la pestaña General del área Propiedades en la parte inferior de la pantalla, haga clic en el cuadro Tamaño del campo.
- Haga clic en la flecha hacia abajo al final del cuadro y luego seleccione Simple, Doble o Decimal en el menú desplegable que aparece.
- Guarde la tabla y su problema de redondeo automático habrá terminado.
Para obtener detalles sobre la diferencia entre los tamaños de campo Simple, Doble y Decimal, presione la tecla F1 mientras se encuentra en el cuadro de propiedad Tamaño de campo. La pantalla de Ayuda ofrece una descripción detallada de cada tamaño de campo, los números que contendrá y la cantidad de espacio reservado para ese tamaño. El acceso requiere una conexión a Internet para utilizar su sistema de ayuda.
Las palabras están cambiando:problemas con Autocorrección de Access
A veces, esas características "útiles" en Access pueden convertirse en una molestia. Una de estas características se llama Autocorrección. Es posible que esté familiarizado con Microsoft Word, donde a menudo es una gran cosa. Sin embargo, las bases de datos suelen contener acrónimos, números de pieza y similares. Autocorrección puede tener un día de campo con tales "palabras". Es posible que ni siquiera se dé cuenta al ingresar sus datos.
Tiene dos opciones para resolver este problema.
- Deshacer los efectos de Autocorrección a medida que ocurren. Presione Ctrl+Z justo después de que Autocorrección haya fallado en la entrada de datos. Access devuelve los datos a la forma en que los escribió. Desafortunadamente, para que esto funcione, debe notar que Access ha cambiado lo que ingresó.
- Desactiva Autocorrección por completo. Para desactivar Autocorrección, siga estos pasos:
1. Haga clic en la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda de la pantalla de Acceso.
2. Haga clic en el botón Opciones en el menú del lado izquierdo de la pantalla.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones de acceso.
3. Haga clic en Pruebas en la lista de la izquierda.
Aparecen sus opciones de revisión.
4. Haga clic en el botón Opciones de autocorrección.
Aparece el cuadro de diálogo Autocorrección.
5. Desmarque algunas o todas las casillas de verificación en el cuadro de diálogo Autocorrección.
Puede deshabilitar algunas o todas las funciones de Autocorrección, según lo que esté haciendo Autocorrección para molestarlo en este momento. Desmarque la opción Reemplazar texto mientras escribe si ya no quiere que Access "arregle" sus "errores ortográficos" por usted.
6. Haga clic en Aceptar dos veces para guardar los cambios.
Ahora puede escribir correctamente el texto de su problema, sin la interferencia de Autocorrección, y dejarlo como lo escribió.
Estaba allí y ahora se ha ido:eliminaciones accidentales de datos en Access
Es posible que haya escuchado esto mucho a lo largo de los años:"¡La base de datos eliminó mi registro!" Bueno, tengo noticias para ti:la base de datos no hace nada sin que nosotros, los humanos, la controlemos. Y los humanos pueden cometer un par de errores:- Eliminación accidental: Hay varias formas de eliminar un registro accidentalmente. Por lo general, se presiona un método abreviado de teclado para Eliminar, como Ctrl+– (eliminar registro) o Ctrl+X (cortar).
El comando Deshacer (Ctrl+Z) no revertirá la eliminación de un registro.
- Error de datos: Un registro puede aparecer eliminado si alguien cambia inadvertidamente una pieza de información particularmente vital. Por ejemplo, supongamos que el registro en cuestión contiene una fecha de pedido del 15/12/19, y alguien sin darse cuenta cambia la fecha al 15/12/09. La fecha del pedido no es la esperada, por lo que puede parecer que el registro se ha eliminado.
- Si un error de datos hace que el registro parezca eliminado, existen varias soluciones posibles, como se describe en las siguientes secciones.
Deshacer
No entrar en pánico. Antes de hacer cualquier otra cosa, presione Ctrl+Z. Ese es el comando Deshacer. Si el registro regresa, estás de suerte. Deshacer revierte los errores de entrada de datos que pueden hacer que el registro parezca eliminado. Sin embargo, esto funcionará solo si deshaces justo después de que ocurra el error de ingreso de datos.
Buscar el registro faltante
Si prueba el comando Deshacer y el registro no regresa, aún existe la posibilidad de que un error de ingreso de datos lo esté ocultando al colocarlo donde no espera que esté. Abra la tabla que contenía el registro y búsquelo de una forma diferente a la que normalmente haría. Busque cualquier cosa fuera de lo común en registros similares. Estos son algunos ejemplos:- Si normalmente busca pedidos por fecha, busque por cliente. Ver si existe un pedido similar al que falta para ese cliente y tiene una fecha inusual (digamos, el mismo mes y día que el pedido faltante pero con el año incorrecto).
- Intente mirar todos los pedidos en la fecha en cuestión para ver si el cliente en cada pedido parece ser correcto. Podría ser que el cliente se haya cambiado sin darse cuenta en el pedido que falta.
Recuperación de copia de seguridad
Si no puede encontrar el registro en ninguna parte, copie el registro de una copia de seguridad del archivo de la base de datos.Esta solución solo funciona si ha realizado una copia de seguridad de su base de datos desde que se agregó originalmente el registro. Si realiza una copia de seguridad por la noche y el registro se ingresó durante el mismo día en que desapareció, ese registro no estará en su copia de seguridad.
Ejecutas una consulta de Access, pero los resultados son inesperados
La redacción de consultas es una forma de arte. Incluso los expertos se equivocan de vez en cuando. Estas son algunas soluciones comunes para resultados de consultas inesperados:- Verifique la precisión de los criterios. Una sola pulsación de tecla fuera de lugar es todo lo que se necesita para convertir su consulta en un fracaso. Verifique sus criterios para errores ortográficos o de sintaxis, y luego vuelva a ejecutar la consulta.
- Pruebe la propiedad Valores únicos. ¿Alguna vez vio dos copias de cada registro en los resultados de su consulta cuando esperaba solo una? Una solución rápida a menudo proviene del uso de la propiedad Valores únicos. Esta propiedad le dice a Access que deje de duplicar y, si los resultados de la consulta contienen un grupo de duplicados exactos, que devuelva solo una fila del grupo. Así es como se usa esta propiedad:
1. Abra la consulta del problema en la vista Diseño.
Aparece la pestaña Diseño en la cinta.
2. Haga clic en el botón Hoja de propiedades del grupo Mostrar/Ocultar cinta de la pestaña.
La ventana Hoja de propiedades se abre a la derecha de la cuadrícula de consulta.
3. Haga clic en el área gris entre las listas de campos en la mitad superior de la cuadrícula de consulta.
La hoja de propiedades ahora debería mostrar Propiedades de consulta. (Mire a la derecha debajo de la barra de título de la hoja de propiedades para confirmarlo).
4. Haga clic en la fila Valores únicos de la hoja de propiedades.
Aparece una flecha de lista desplegable al final de la fila Valores únicos.
5. Seleccione Sí en la lista desplegable y ejecute la consulta.
La duplicación debería desaparecer.
- Corrija la lógica de selección. Hacer malabarismos con un montón de conexiones AND y OR en una consulta puede estropear rápidamente incluso al más duro de los diseñadores de bases de datos.
- Reparar relaciones de tablas. Si los resultados de su consulta muestran camino demasiados registros y la consulta usa dos o más tablas, la causa probable es que las relaciones incorrectas (también llamadas uniones) sean.
- Consulte los tipos de relación de tablas. Si su consulta involucra dos o más tablas y obtiene menos registros de los esperados, la causa probable es que las relaciones de tabla sean incorrectas. Por ejemplo, si tiene una base de datos de entrada de pedidos y ejecuta una consulta que enumera todos los clientes y sus pedidos, de manera predeterminada, solo verá aquellos clientes que hayan realizado un pedido. Para ver todos los clientes, ya sea que hayan realizado pedidos o no, haga lo siguiente:
1. En la vista Diseño, haga clic con el botón derecho en la combinación (la línea que conecta las dos tablas) y elija Propiedades de combinación en el menú que aparece.
2. Examine los tipos de combinaciones que se ofrecen y elija la que dice algo como "Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y solo los registros de 'Pedidos' donde los campos unidos son iguales”.
El texto real que ve difiere según los nombres de sus tablas. Para los aficionados a las consultas, esto se denomina unión externa. Muy bueno.
3. Haga clic en Aceptar y ejecute la consulta.
Ahora debería tener todos los registros de la tabla Clientes, haya o no registros correspondientes en la tabla Pedidos.
Si su consulta implica varios criterios, algunos campos calculados y numerosas relaciones, intente dividir la tarea en varios pasos más pequeños en lugar de tratar de resolver el problema de una sola vez. El enfoque paso a paso le permite concentrarse en cada pieza, una a la vez, asegurándose de que cada una funcione perfectamente antes de pasar a la siguiente.
Si su consulta aún no funciona sin importar lo que haga, pídale a otra persona que eche un vistazo. A menudo trabajé en un problema de consulta difícil durante horas, se lo mostré a otra persona y escuché esas palabras mágicas:“Eso es simple. Solo haz esto. Y el problema está resuelto. Tener un nuevo par de ojos en el problema a menudo resuelve las cosas rápidamente.
El temido cuadro de diálogo Parámetro en Access
En algún momento, al abrir una consulta, formulario o informe, verá un cuadro de diálogo Parámetro cuando no desea ver un cuadro de diálogo Parámetro. ¿Lanzas tus manos al aire y maldices al universo? ¡Por supuesto no! Cada vez que vea un cuadro de diálogo Parámetro inesperadamente (puede configurarlo a propósito), significa que Access no puede encontrar un campo al que hace referencia el formulario o informe o la consulta detrás del formulario o informe. Decir que el problema es con un informe. Para solucionar problemas, comience con la consulta detrás del informe. Abra esa consulta en la vista Hoja de datos y vea si obtiene el parámetro. Si es así, ¿qué campo está solicitando? Ese campo es el que Access no puede encontrar. Por lo tanto, cambie la consulta a la vista Diseño y busque la columna con el campo que Access no puede encontrar. El campo problemático suele ser un campo Calculado que hace referencia a otros campos. ¿Cada campo y el nombre de la tabla están escritos correctamente? Si no es así, corrija los errores ortográficos. ¿Está cada campo en la tabla en el que se supone que debe estar? Por ejemplo, si su referencia dice Pedidos.Apellido y el campo Apellido está en la tabla Clientes, corrija el error escribiendo Clientes.Apellido .
Si la consulta se ejecuta sin un parámetro, el problema está en el informe. Por lo tanto, abra el informe en la vista Diseño y verifique cada control en el informe que está vinculado a un campo. Si Access no puede encontrar uno de los campos que se supone que debe mostrar el control, colocará un triángulo verde en la esquina superior izquierda del control. Marque cada uno para el triángulo verde. Si encuentra el triángulo verde, verifique la ortografía del campo al que hace referencia el control. Por ejemplo, si se supone que el control debe mostrar Apellido (sin espacio) y la referencia en el control dice Apellido (espacio), elimine el espacio para que el control en el informe coincida con el nombre de campo de la consulta. Compruebe también la consulta subyacente del informe para confirmar que el campo del problema está seleccionado en la consulta.
La base de datos de Access más lenta de la ciudad
Una base de datos de Access puede terminar en el disco compartido de una empresa para que esté disponible para todos los que la necesiten. El problema de colocar toda la base de datos de Access en la unidad compartida es que a menudo se ejecuta lentamente en la estación de trabajo de cada usuario (esa es una palabra elegante para una computadora individual). También es probable que encuentre errores si varias personas intentan usar la base de datos al mismo tiempo. Las quejas comienzan a llegar y no sabes qué hacer.
La solución a este problema radica en dividir el archivo de la base de datos de Access en dos archivos separados:
- Extremo frontal: Contiene todos los objetos de la base de datos excepto las mesas
La interfaz reside en la estación de trabajo del usuario.
- Back-end: Contiene solo las tablas
El back-end reside en el servidor compartido.
La parte delantera está vinculada a las tablas en la parte trasera.
Todo lo que realmente está compartiendo son los datos, por lo que los datos son todo lo que debe ir en la unidad compartida. Al configurar las cosas de esta manera, la única información que debe viajar a través de la red son los datos solicitados por el usuario. Esta configuración acelera drásticamente el rendimiento de la base de datos y permite que varios usuarios ingresen y editen datos al mismo tiempo.
Dividir el conjunto de datos no es tan difícil como podría pensar. Access lo simplifica con el Asistente para dividir bases de datos. Siga estos pasos para dividir su base de datos:- Realice una copia de seguridad de la base de datos que desea dividir. Si algo sale mal (poco probable, pero bueno, ¡nunca se puede estar demasiado seguro cuando se trata de datos!), puede volver a intentarlo con la copia de seguridad.
- Si es necesario, mueva la base de datos que desea dividir a una carpeta en su unidad compartida. Este paso permite que el Divisor de la base de datos configure correctamente los enlaces de la tabla.
- Abra el archivo de base de datos que desea dividir de la carpeta compartida. Asegúrese de tener una copia de seguridad de esta base de datos antes de continuar. También asegúrese de que todos los objetos de la base de datos estén cerrados.
- Haga clic en la pestaña Herramientas de base de datos en la cinta. El grupo Mover datos aparece en la cinta. Contiene un botón llamado Acceder a la base de datos.
- Haga clic en el botón Acceder a la base de datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para dividir bases de datos.
- Haga clic en el botón Dividir base de datos y deje que el asistente haga su trabajo. Se le pedirá un nombre de archivo de base de datos back-end. Ingrese un nombre, siéntese y observe cómo se desarrolla la diversión ante sus propios ojos.
- Copie el archivo front-end (el archivo original que dividió) en la estación de trabajo de cada usuario. Haga que los usuarios abran el archivo desde sus estaciones de trabajo y vea cómo se maravillan con la velocidad mejorada de la base de datos. Usted es un héroe. ¡Sí!
¿No tienes una unidad compartida o quieres deshacerte de tu parte? Todavía puede tener varios usuarios en su base de datos al mismo tiempo colocando sus datos en la nube.
Su archivo de base de datos de Access es tan grande como una casa
A medida que pasa el tiempo, encontrará que su archivo de base de datos crece cada vez más. Esto es el resultado de eliminar objetos y registros a lo largo del tiempo. Si, por ejemplo, crea una consulta y luego la elimina porque ya no la necesita, Access no elimina automáticamente el espacio ocupado por esa consulta del archivo de la base de datos. Lo mismo es cierto para los registros. A medida que elimina registros de una tabla, permanece el espacio que ocuparon esos registros en el archivo de la base de datos. Eventualmente, el archivo puede volverse cuatro o cinco veces el tamaño requerido para contener los datos y objetos dentro de él.
¿Por qué debería importarte si el tamaño del archivo aumenta? Aquí hay dos razones:
- Un archivo de base de datos más pequeño se ejecuta más rápido. El rendimiento es un componente clave para los usuarios felices de la base de datos. Desea que sus formularios se carguen rápidamente y que sus consultas e informes se ejecuten lo más rápido posible.
- Una base de datos compactada periódicamente es más estable. Si la base de datos se usa con frecuencia, la compactación regular ayuda a evitar que se dañen los archivos y las tablas.
- Abra la base de datos inflada y haga clic en la pestaña Herramientas de base de datos en la cinta. El grupo Herramientas aparece en el extremo izquierdo de la cinta.
- Haga clic en el botón Compactar y reparar base de datos del grupo Herramientas. La barra de estado (abajo a la derecha de su pantalla) muestra una barra de progreso que le notifica cómo está progresando el proceso de compactación. Cuando desaparezca la barra de progreso, se completará la compactación y obtendrá un archivo de base de datos mucho más recortado (más rápido y más estable). Si ha dividido su base de datos, no olvide compactar los archivos de front-end y back-end.
¿Quiere un archivo de base de datos para compactar cada vez que lo cierra? Sigue estos pasos:
- Haga clic en la pestaña Archivo en la cinta de opciones.
- Haga clic en el botón Opciones de acceso en la barra de menú en el lado izquierdo de la pantalla. Aparece el cuadro de diálogo Opciones de acceso.
- Haga clic en Base de datos actual en la lista de la izquierda. Aparecen las opciones para la base de datos actual.
- Marque la casilla de verificación Compactar al cerrar.
- Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
- Haga clic en Aceptar en el cuadro de mensaje resultante.
- Cierre la base de datos y observe la barra de estado inferior derecha. ¡La base de datos se está compactando antes de cerrarse!
Compactar al cerrar se usa mejor solo en el archivo frontal. Compactar el back-end al cerrar puede causar la corrupción del archivo back-end en caso de que otro usuario esté en él cuando lo cierre. No active Compactar al cerrar en el archivo back-end.
Tienes un lío al importar tu hoja de cálculo a Access
Es una práctica común actualizar una colección de hojas de cálculo a una base de datos de Access después de que la solución de hoja de cálculo ya no se adapte a sus necesidades. También es común encontrar los datos de la hoja de cálculo importada (ahora tabla) en un estado de desorden. La forma más fácil de resolver este problema es limpiar la hoja de cálculo antes lo importas. Estos son algunos consejos para una importación ordenada:- Vuelva a verificar la información proveniente de cualquier programa de hoja de cálculo para asegurarse de que sea coherente y completar. Sobre todo, asegúrese de que todas las entradas en cada columna (campo) sean del mismo tipo de datos (todos los números, todo el texto o todo lo que sea).
- Elimine los títulos y las filas en blanco de la parte superior de la hoja de cálculo. Una hoja de cálculo ideal para importar tendrá nombres de campo (encabezados de columna) en la fila 1 y datos que comiencen en la fila 2.
- Asegúrese de que los encabezados de columna de su hoja de cálculo sean breves y únicos para que Access pueda traducirlos fácilmente a nombres de campo durante la importación.
Lo sentimos; su archivo de base de datos de Access está corrupto
Empezó como un día como cualquier otro. Sin embargo, en este día, recibe un error cuando abre la parte frontal de su base de datos de Access dividida. Parece que no puede abrir ningún formulario o informe. Es curioso cómo unos pequeños mensajes pueden arruinar tu día. Comienza a preguntarse si hizo una copia de seguridad del archivo de datos anoche y cuándo se corrompió realmente el archivo. Entonces empiezas a preguntarte cómo saldrás de este lío.
No temáis. Hay una solución simple para una base de datos corrupta. Estos son los pasos:
- Vaya a la carpeta que contiene el archivo back-end.
- Haga doble clic en el archivo para abrirlo. Access se iniciará e intentará reparar el archivo. Debería ver una barra de progreso de reparación en la parte derecha de la barra de estado. Si todo va bien, se abre el archivo.
- Cierre el archivo de datos de back-end.
- Vuelva a abrir el archivo front-end y todo debería funcionar con normalidad.
Si, después de seguir las instrucciones anteriores, el archivo dañado aún no se abre, tiene un problema grave que podría requerir un poco de esfuerzo para limpiar. El siguiente paso es recurrir a una copia de seguridad de la base de datos. Compruebe qué datos faltan entre la copia de seguridad y su recuerdo del archivo dañado. Sí, tendrá que volver a ingresar los datos faltantes. ¡Lo siento!
Si no tiene una copia de seguridad, no se pierde toda esperanza. Puede comprar software diseñado específicamente para reparar archivos de base de datos de Access corruptos. Intente buscar en la web reparar archivos corruptos de la base de datos de Microsoft Access. Asegúrese de que el software funcione con Microsoft Access 2019 y sea de una empresa legítima.
