Si actualmente usa Microsoft Excel como su base de datos, probablemente quiera repensar esto. Excel es una gran herramienta para crear hojas de cálculo y realizar cálculos con conjuntos de datos restringidos, pero no es la mejor herramienta de base de datos. Sin embargo, muchas personas continúan usando Excel como base de datos porque es simple y familiar.
Afortunadamente, puede actualizar a Microsoft Access, un sistema de administración de bases de datos que almacena información. El acceso es fácil de usar, incluso para principiantes, y ofrece una apariencia similar a la de otros productos de Microsoft. Y puede convertir sus hojas de cálculo de Excel en su base de datos.
Analicemos las señales más importantes de que su empresa u organización ha superado a Excel y por qué un programa de base de datos como Access es más adecuado.
Tus flujos de trabajo son más complejos
Excel funciona bien para flujos de trabajo simples y lineales. Pero una vez que sus flujos de trabajo se vuelven complejos, es hora de actualizar a un programa de base de datos como Access. De esta manera, puede ingresar o mostrar fácilmente información para varios tipos de información relacionada.
Tus datos están creciendo
Una vez que comience a acumular grandes cantidades de datos, es hora de alejarse de Excel. Excel tiene una limitación en la cantidad de registros por hoja y puede sufrir problemas de rendimiento a medida que crecen sus datos. Puede separar los datos en muchas hojas, pero esto eventualmente se convierte en un gran dolor de cabeza, especialmente si no puede entender sus datos.
Hay Menos Seguridad
Otro defecto de Excel es su falta de seguridad. Excel le da la opción de proteger con contraseña sus hojas de cálculo, pero es un sistema delicado. Sin embargo, existen herramientas en línea que facilitan que las personas desbloqueen archivos protegidos sin tener que saber la contraseña. Para proteger sus datos, vale la pena pasar a Access. Y puede elegir qué permisos otorgar a cada usuario.
La colaboración es difícil
La colaboración es mucho más difícil en Excel que en Access. Incluso cuando usa la edición multiusuario o almacena su hoja de cálculo en un servidor compartido, es fácil que ocurran errores. Uno de los errores más comunes:las personas sobrescriben el trabajo de los demás. Si necesita que varios usuarios accedan a sus datos, un programa de base de datos es el camino a seguir.
Tus tareas son tediosas
¿Sientes que dedicas más tiempo a completar tareas tediosas en Excel? Esta no tiene que ser tu norma. Los programas de base de datos como Access tienen herramientas y características para que usted sea más productivo con su tiempo. Puede automatizar muchas de sus tareas y reducir las redundancias almacenando datos relacionados.
Estas son solo algunas de las razones por las que Excel no es la mejor solución para su base de datos. Entendemos que es familiar y fácil de entender, pero hay mejores opciones por ahí. Si está buscando algo simple y fácil de usar, se sentirá como en casa con Access. Comuníquese con Arkware hoy para obtener más información sobre las opciones de su base de datos.
