Combine Access 2016 con Word para enviar sobres con direcciones a una lista de personas.
Una combinación de correo le permite enviar sobres a todas las personas de una tabla o consulta.
En el siguiente ejemplo, recorreremos el proceso de configuración de sobres con nombres y direcciones, para que estén listos para imprimir y enviar por correo.
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Inicie el Asistente para combinar correspondencia
Seleccione la tabla o consulta que contiene la lista de nombres y direcciones.
Haga clic en Combinar palabras en Importar y vincular grupo de Datos externos pestaña en la cinta de opciones.
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Seleccione la opción de documento
Seleccione si desea vincular los datos a un documento existente o crear un nuevo documento.
Para este ejemplo, crearemos un nuevo documento desde cero.
Haga clic en Crear un nuevo documento y luego vincular los datos .
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Cambiar a Microsoft Word
En este punto, Microsoft Word debería estar abierto y parpadeando en la barra de tareas.
Haga clic en el botón de Microsoft Word en la barra de tareas para abrir Word.
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Seleccione el tipo de documento
Seleccione el tipo de documento en el que le gustaría trabajar.
Para este ejemplo, estamos haciendo una combinación de correspondencia para poder poner nombres y direcciones en los sobres.
Así que seleccione Sobres desde el asistente de combinación de correspondencia a la derecha de la pantalla.
Haga clic en Siguiente:Documento inicial
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Seleccione el tamaño del sobre y otras opciones
Seleccione Cambiar diseño de documento luego haga clic en Opciones de sobre... para iniciar las Opciones de envolvente cuadro de diálogo.
Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
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Revisar y continuar
El Usar el documento actual ahora está seleccionado.
El sobre ahora se muestra en proporciones relativas al tamaño que seleccionó.
Verifique que se vea correcto y haga clic en Siguiente:Seleccionar destinatarios para continuar.
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Seleccionar destinatarios
Aquí es donde puedes seleccionar los destinatarios. Sin embargo, Word reconoce que ya estamos usando una tabla de Access, así que Usar una lista existente ahora está seleccionado, con los detalles enumerados a continuación.
Verifique que se vea correcto y haga clic en Siguiente:Organice su sobre para continuar.
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Organizar el sobre
Haga clic en el sobre donde debe ir el bloque de direcciones.
Luego haga clic en Bloqueo de direcciones... desde el Asistente para combinar correspondencia.
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Insertar bloque de direcciones
Utilice este cuadro de diálogo para determinar cómo se mostrarán los campos en el sobre.
Dependiendo de cómo se haya diseñado su base de datos, es posible que pueda seleccionar Insertar el nombre del destinatario en este formato y Insertar dirección postal .
Sin embargo, si la vista previa del sobre está en blanco (como en este ejemplo), deberá hacer coincidir los campos.
Para hacer coincidir los campos, haga clic en Hacer coincidir campos... .
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Campos de coincidencia
Utilice este cuadro de diálogo para hacer coincidir los campos que aparecen en el sobre con los campos de su base de datos.
Utilice la lista desplegable para seleccionar un campo de su base de datos que coincida con el campo de la izquierda.
En este ejemplo, solo hay un campo obligatorio ( Empresa ). Podemos usar CustomerName de nuestra base de datos para este campo (nuestra base de datos solo tiene un campo para el nombre del cliente). Si hubiéramos seleccionado Insertar nombre del destinatario y Insertar dirección postal en el cuadro de diálogo anterior, habría muchos más campos obligatorios, algunos de los cuales no tenemos campos coincidentes en nuestra base de datos. Por lo tanto, al deseleccionar esa opción en el paso anterior, el asistente es menos restrictivo y podemos continuar haciendo coincidir algunos de los campos opcionales.
Si se encuentra en una situación similar y planea hacer más fusiones de correo en el futuro, puede consultar Recordar esta coincidencia para este conjunto de fuentes de datos en esta computadora para evitar tener que hacer coincidir manualmente los campos cada vez.
Haga clic en Aceptar una vez que haya hecho coincidir los campos que necesita.
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Revisar y cerrar el cuadro de diálogo
Ahora la vista previa del sobre muestra una dirección de nuestra lista.
Comprueba que aparece en el formato correcto. Usa las flechas pequeñas para recorrer la lista si es necesario.
También notará que Insertar dirección postal ahora está seleccionado.
Haga clic en Aceptar para continuar.
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Revisar y continuar
El cuadro de diálogo se ha cerrado y ahora estamos de vuelta en Organizar su sobre paso.
Notarás que «AddressBlock» ahora se muestra en el sobre donde aparecerá la dirección.
Haga clic en Siguiente:Vista previa de sus sobres para continuar.
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Vista previa de tus sobres
El sobre de vista previa ahora muestra los nombres y direcciones reales de nuestra base de datos, exactamente como aparecerán cuando se envíen por correo.
Puede usar los pequeños botones de flecha para navegar por la lista y ver cómo aparecen otros registros.
Si todo se ve bien, haga clic en Siguiente:Complete la combinación .
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Complete la fusión
Mail Merge está listo para producir sus sobres.
Haga clic en Imprimir... para imprimir los sobres.
