Uso de Microsoft Access con Power BI

Recientemente tuvimos un cliente que quería ver sus datos de QuickBooks en Power BI, pero el primero no podía conectarse con el segundo para obtener los datos, por lo que recurrimos a exportar los datos de Quickbooks, usando Access para limpiarlos y finalmente subirlos. a PowerBI.com para que otros empleados puedan ver el análisis.

Análisis de datos de QuickBook

Aunque PowerBI.com puede leer datos de QuickBooks directamente (consulte https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/service-connect-to-quickbooks-online), nuestro cliente necesitaba informes que no estaban incluidos. La solución que brindamos fue una base de datos de Access que les permitió importar fácilmente sus datos de QuickBooks usando informes QB exportados a CSV, luego Access limpió los datos y los fusionó con tablas locales para obtener los resultados necesarios. Agregamos un código a Access que cargaría los datos del archivo csv y los guardaría para acceder a las tablas que estaban conectadas a PowerBI.com para generar informes.

Una vez que se configuró la base de datos con los datos requeridos, le proporcionamos al usuario la aplicación de escritorio Power BI y creamos un tablero con las imágenes requeridas y la fuente de datos proveniente de las tablas de Access. En este caso, el cliente usaba Access de 32 bits, por lo que instalamos la versión de 32 bits de Power BI Desktop e instalamos Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable.

Uno de los requisitos de los clientes era realizar un seguimiento de las horas de los empleados para asegurarse de que alcanzaran sus objetivos, cada uno tenía objetivos semanales, pero también querían ver el porcentaje objetivo en un intervalo de fechas seleccionado, por ejemplo, si el objetivo era 32 por semana para un empleado. y las fechas analizadas eran dos semanas, la meta debería ser 64.

Paso 1:Agregar una tabla de fechas

En primer lugar, necesitábamos una tabla de fechas que incluyera todos los días del año en función de los datos recibidos. Usando el botón Nueva tabla en la pestaña de modelado, pudimos usar una expresión Dax que crearía una tabla de fechas que iba desde la fecha más temprana hasta la última en la tabla de actividades. En PowerBI usamos la siguiente fórmula:

En su informe, en la pestaña Modelado en la parte superior de la ventana de Power BI, seleccione Nueva tabla.

Debe crear la primera columna de la tabla, que sería la fecha. Reemplace Table con el nombre de su tabla y luego use la función CALENDARIO para establecer el rango de fechas que desea. En nuestro ejemplo a continuación, estamos usando las fechas en la tabla tblTimeActivities y Activity Date es el nombre del campo de fecha. Estamos seleccionando la fecha mínima como fecha de inicio y la fecha máxima como fecha de finalización. Al usar este método, las fechas en la tabla de fechas crecerán a medida que importemos más datos a tblTimeActivities.

Alternativamente, puede codificar su fecha de inicio y finalización utilizando el siguiente script:

Una vez que tenga la columna de fecha, ahora puede agregar otras columnas relacionadas con la fecha que sean necesarias.

En el ejemplo aquí estamos extrayendo el año de la fecha. Otras opciones son:

Mes =MES((tblDates[Date]))

Semana =NUM.SEMANA(tblDates[Date])

Semana de inicio =tblDates[Date] + 1 – WEEKDAY(tblDates[Date])

NombreMes =FORMATO (tblDates[Date], “mmm”)

El siguiente paso fue agregar una columna calculada que proporcionaría un recuento de días para cada fecha:

Días Calculados =DATEDIFF(tblDates[Fecha],HOY(),DÍA)

Ahora necesitamos crear un par de medidas que calculen el objetivo total en función del intervalo de fechas seleccionado en la segmentación.

1. Obtener el número de semanas en el intervalo de fechas:
   WeekCount =((MAX(tblDates[CalculatedDays])-MIN(tblDates[CalculatedDays]))+1)/7

1. Calcular objetivo:
   BillableTarget =MAX(tblEmployees[TargetBillableHrs])*[WeekCount]

El paso final de este proyecto fue compartir el informe con la administración mediante Power BI basado en la web en Office 365. Para resolver esto, simplemente publicamos el informe en la web y luego lo compartimos con los usuarios especificados. Ahora, debido a que los datos no están basados ​​en la nube, no podemos crear una actualización programada sin crear una conexión de puerta de enlace. en este caso porque ya tenían establecido un proceso diario de 3 pasos para el usuario principal, simplemente era cuestión de agregar el paso 4:

1. Exportar archivo CSV de Quickbooks.
2. Importar datos a Access.
3. Actualice el escritorio de Power BI y revise los informes.
4. Publicar en Power BI Web.

Muestra de datos exportados de Quick Books

Informe final