Si su empresa ha estado utilizando hojas de cálculo para realizar un seguimiento del inventario, es posible que esté listo para pasar a un programa de base de datos más potente como Microsoft Access. Las bases de datos de inventario son importantes por varias razones, incluido el almacenamiento de detalles y cantidades de los productos que almacena, junto con sus proveedores. Con una base de datos bien organizada, puede reducir el tiempo, el costo y el esfuerzo de la gestión de inventario.
A continuación hay cinco pasos simples para ayudarlo a crear una base de datos de inventario usando Access.
Paso 1. Considere las necesidades de su empresa.
Piense en lo que su base de datos necesita para ser útil para el inventario de su empresa. Por ejemplo, ¿qué artículos llevas? ¿Hay diferencias que deban señalarse? ¿Cuáles son los tiempos de rotación? Este es el tipo de información que debe incluirse en su base de datos.
Además, descubra cómo se implementará la base de datos dentro de su arquitectura de software. En otras palabras, ¿cómo interactuará Access con sus otros programas? Su personal de TI debería poder ayudarlo con esto.
Paso 2. Instale Access en su computadora.
Decida dónde se almacenará su base de datos:en su computadora personal, en un servidor interno o por un tercero. A continuación, se puede descargar e instalar. Microsoft Access es parte de Office 365. Puede comprar la versión básica o premium y pagar $ 8.25 o $ 12.50 por usuario por mes, respectivamente. La versión premium viene con servicios adicionales, como Microsoft Exchange, SharePoint y Teams.
Paso 3. Cree su base de datos.
Una vez instalado, puede comenzar a construir su base de datos de inventario. Si ha usado Microsoft Office antes, Access se sentirá cómodo y familiar. Sin embargo, crear una base de datos de alta calidad que esté libre de errores puede ser difícil al principio.
Para asegurarse de que su base de datos de inventario esté bien construida, considere trabajar con una empresa de desarrollo de bases de datos. De esta manera, tendrá la tranquilidad de saber que su base de datos es precisa.
Paso 4. Ajuste su base de datos.
Una vez que tenga sus campos (unidades ordenadas, unidades recibidas, información del producto, etc.), puede ajustar la base de datos de acuerdo con sus notas. Asegúrese de establecer relaciones entre los campos. Descubra qué valores habrá devuelto al usar la base de datos y una forma de almacenarlos. Además, evite tener datos duplicados en varios campos.
Paso 5. Ingrese la información.
Cuando su base de datos esté configurada correctamente, puede comenzar a llenarla con información. Si bien puede ingresar los datos a mano, una opción más fácil es importar su hoja de cálculo anterior. Si estaba usando Excel, puede hacer clic en "Excel" e importar su hoja de cálculo de esta manera. Debido a que ambos programas son desarrollados por Microsoft, generalmente se conservan cuando se importan de uno a otro.
Este es un breve desglose de cómo crear una base de datos de inventario en Access, pero si tiene más preguntas, comuníquese con Arkware hoy. Estaremos encantados de ayudarle con todas las etapas de creación, gestión y almacenamiento de su base de datos de inventario.
