Como propietario de una empresa, deseará almacenar la información de recursos humanos en un lugar seguro, protegido y estable. La información de recursos humanos es confidencial porque contiene quejas en el lugar de trabajo, problemas disciplinarios, pruebas de drogas, incidentes de compensación laboral, problemas médicos de los empleados y más. La mejor manera de almacenar estos datos confidenciales es en forma digital.
Echemos un vistazo a lo que es una base de datos de recursos humanos y los beneficios de tener una para su negocio.
¿Qué es una base de datos de recursos humanos?
Una base de datos de recursos humanos es un centro central para la información de los empleados. Los departamentos de recursos humanos utilizan este software para realizar un seguimiento de los siguientes tipos de datos:
- Datos del empleado
- Detalles de vacaciones
- Tasas de absentismo
- Programación de turnos de trabajo
- Horario laboral estándar
- Horas de entrada y salida
- Hojas de tiempo de los empleados
- Gastos comerciales
Debido a que esta información es confidencial, hay muchas consideraciones legales a considerar. Debe saber cómo almacenar estos datos bajo HIPAA y GDPR, así como saber cuánto tiempo puede conservarlos. Esto se aplica tanto a los empleados actuales como a los ex miembros del personal y a los solicitantes de empleo.
¿Cómo puede una base de datos de recursos humanos ayudar a su empresa?
Una vez que haya configurado una base de datos de recursos humanos para su negocio, ¡no mirará hacia atrás! Estas bases de datos optimizan sus procesos de recursos humanos y mantienen los datos almacenados en un entorno seguro. De esta manera, puede mostrar a sus empleados que se toma en serio su confidencialidad.
Estos son algunos de los beneficios que puede esperar al tener una base de datos de recursos humanos para su empresa:
- Eficiencia. Mantener una base de datos de recursos humanos agiliza la productividad de su equipo. Toda la información que necesitan para tomar decisiones basadas en datos está en una ubicación central.
- Relación de costes. A la larga, tener una base de datos de recursos humanos puede ahorrarle dinero a su empresa. Su base de datos trabajará para usted para que su personal pueda concentrarse en otras tareas. Además, mantener segura la información confidencial puede evitar una filtración costosa.
- Precisión. Cuando necesite tomar decisiones, es imperativo que confíe en información precisa. Con una base de datos, hay menos errores de recursos humanos, lo que le permite tomar decisiones acertadas.
- Cumplimiento normativo mejorado. Almacene todos los datos confidenciales en un solo lugar para que sea más fácil cumplir con el RGPD. Esto también muestra a los empleados que te preocupas por su privacidad.
¿Debe su empresa tener una base de datos de recursos humanos?
Lo más probable es que su empresa pueda beneficiarse de una base de datos de recursos humanos. Muchas pequeñas y medianas empresas a menudo no están seguras de esto, pero según los beneficios anteriores, puede ver cómo estas bases de datos pueden ayudar a que su negocio funcione de manera más eficiente mientras mantiene segura la información de los empleados.
De hecho, como empresa más pequeña, probablemente carezca de los recursos para manejar una brecha de seguridad. Afortunadamente, no necesita nada complicado o costoso para hacer el trabajo. Puede usar Microsoft Access para crear una base de datos de recursos humanos o trabajar con un experto en bases de datos como Arkware para que cree una para usted.
Para obtener más información sobre las bases de datos de recursos humanos y cómo pueden respaldar sus operaciones comerciales, comuníquese con Arkware para una consulta gratuita.
