La mayoría de las organizaciones o proyectos nuevos pasan rápidamente de administrar su flujo de trabajo en papel al seguimiento de sus datos en hojas de cálculo. El siguiente paso lógico es implementar una base de datos relacional que vincule adecuadamente todos sus datos y, en última instancia, brinde muchos beneficios para su inversión.
¿Qué puede hacer una base de datos por mi negocio?
- Organización: Una base de datos puede ayudar a proporcionar estructura a sus procesos comerciales.
- Validación de datos: Una base de datos permite reglas de formato para la entrada de datos (es decir, los campos pueden ser obligatorios, tener un formato estricto como un número de teléfono o código postal, o tener un número máximo de caracteres).
- Eficiencia: Las bases de datos eliminan la necesidad de la entrada de datos redundantes típica de las hojas de cálculo.
- Seguridad de datos: Las bases de datos tienen más seguridad para el usuario que una hoja de cálculo en forma de acceso del usuario al sistema y restricciones en el acceso a los datos que se pueden ver.
- Informes: En pocas palabras, los informes son mucho más sólidos desde una base de datos donde se pueden generar rápidamente rangos de registros para un solo cliente o conjunto de datos.
- Buscando: Por la misma razón que los informes, la búsqueda por múltiples criterios es más fácil con una base de datos y permite a los usuarios concentrarse rápidamente en registros específicos.
- Compartir datos: Muchos usuarios de bases de datos pueden acceder al mismo archivo y datos al mismo tiempo. Por lo tanto, no hay duplicación de archivos, ediciones de usuarios individuales ni conflictos de formato que son comunes con las hojas de cálculo.
- Mayor capacidad: Las bases de datos albergan un gran volumen de datos. En comparación, las hojas de cálculo son mucho más limitadas.
- Datos históricos: Los datos más antiguos se pueden archivar en una base de datos mucho más fácilmente o se puede acceder a ellos fácilmente para generar informes. Mantener todos los datos históricos activos muy probablemente empujaría los límites de una hoja de cálculo a ser demasiado grande y poco práctica.
¿Por qué elegir MS Access sobre otras bases de datos?
- Popularidad: MS Access es la base de datos de escritorio más popular y viene de serie en muchos paquetes de MS Office.
- Económico: El software MS Access es muy económico (sin incluir el tiempo de desarrollo).
- Inicio automático: Un usuario novato puede lograr resultados útiles.
¿Cuáles son algunas limitaciones de MS Access?
- Falta de apoyo: Es común que los primeros esfuerzos de desarrollo de MS Access sean iniciados por un miembro del equipo que ya tiene una responsabilidad de tiempo completo. Cuando estos miembros del equipo ya no están disponibles o han dejado la empresa, a menudo no queda nadie con la experiencia para continuar brindando soporte a la base de datos. Además, muchos consultores experimentados actualmente eligen jubilarse o han pasado a soluciones de bases de datos más modernas; dejando un vacío para las bases de datos heredadas de MS Access que necesitan soporte.
- Corrupción: Hay muchas razones por las que un archivo de base de datos de MS Access puede corromperse o dañarse. Tanto las fallas de hardware como los problemas de software tienen la culpa. Sin una protección adecuada contra estos problemas, estas bases de datos pueden volverse muy poco confiables.
- Escalabilidad: Si bien se permiten varios usuarios en MS Access, la base de datos se sobrecarga rápidamente. Además, en comparación con otras bases de datos, MS Access tiene un límite bajo para la cantidad máxima de datos admitidos.
- Falta de experiencia de desarrollador: Muchos desarrolladores que no son programadores, que se dedican a hacerlo ellos mismos, se descontrolan rápidamente durante el desarrollo. Además, las decisiones iniciales de diseño pueden tener un gran impacto en la usabilidad y capacidad de expansión de la base de datos en el futuro.
- Actualizaciones: A menudo se encuentran muchos desafíos, como la incompatibilidad de versiones, al migrar los datos actuales al software actualizado.
- Servidor de archivos: MS Access es una aplicación de servidor de archivos (no una aplicación de servidor cliente). Eso significa que toda la base de datos y el software residen en la memoria de la computadora de cada usuario. Esto es ineficiente y puede conducir a errores y corrupción potencial.
- Se prevé complejidad: Si se espera que el uso de esta base de datos se convierta en una misión crítica o satisfaga una necesidad mucho mayor de lo planeado originalmente, se recomienda buscar bases de datos alternativas, como una diseñada con SQL Server.
- Cumplimiento: Ciertas reglas (como los requisitos de la Ley Sarbanes-Oxley - SOX, HIPAA y PCI - Industria de tarjetas de pago) que se aplican a muchas empresas justifican el uso de una base de datos totalmente auditable de gama alta.
Las necesidades de bases de datos de una organización suelen ser impredecibles y cambian con el tiempo. Las bases de datos saludables se crean y eventualmente crecen y se modifican a lo largo de la vida de una empresa. Cuando se enfrentan a estos desafíos, las bases de datos de MS Access a menudo continúan usándose "tal cual" y, en general, sirven lo suficientemente bien. Sin embargo, cuando surge una emergencia, puede ser difícil encontrar apoyo confiable y experimentado. Por lo tanto, se recomienda encarecidamente planificar con anticipación las próximas etapas de desarrollo y contar con un equipo experimentado para ayudar. Ya sea que se necesite una pequeña mejora de la base de datos o un plan completo para el futuro, ¡Arkware está listo para ser su guía! 
