7 maneras en que Microsoft Access puede ayudar a su empresa
Casi todas las empresas del mundo utilizan Microsoft Excel. Para crear hojas de cálculo simples, es probablemente el mejor software del mundo. Pero a medida que una empresa crece y las hojas de cálculo se vuelven más complicadas, Excel mostrará sus limitaciones. Aquí es donde entra Microsoft Access.
Cuando su empresa administra grandes conjuntos de datos, podría ser el momento de comenzar a considerar migrar sus datos a Access. MS Access es un excelente programa de software que puede optimizar su contabilidad, gestión de productos y más.
Aquí hay 7 formas en que Microsoft Access puede respaldar sus funciones comerciales:
1. Fácil de desarrollar una base de datos personalizada
La función principal de Microsoft Access es la creación de bases de datos personalizadas. La impresionante funcionalidad le permite trabajar con grandes conjuntos de datos y mantener la información de manera estructurada. Ya sea que trabaje con datos de clientes o con los suyos propios, esto puede ser extremadamente importante tanto para la seguridad como para la administración del tiempo.
La creación de una base de datos personalizada puede ser extremadamente útil para múltiples procesos comerciales, incluida la gestión del tiempo de inventario, la gestión de proyectos y más. Microsoft Access Development es la solución más versátil para crear una base de datos personalizada para su negocio. En lugar de comprar una solución lista para usar que puede no cumplir con los requisitos, las empresas pueden crear una solución personalizada que funcione exactamente como la necesitan.
Microsoft Access viene con una gran cantidad de excelentes plantillas para elegir, eche un vistazo y vea si una de ellas puede ayudar, tenga en cuenta que pueden modificarse según sea necesario o hacerse más potentes con características personalizadas usando código VBA.
2. Mantenga la consistencia
Cuando se trata de trabajar con datos, es importante mantener la coherencia. Con Microsoft Access, puede minimizar las incoherencias o los errores causados por errores humanos. Esto es gracias a la capacidad de automatizar procesos en Access. En lugar de registrar datos a mano, Access puede extraer datos de múltiples fuentes diferentes e incluso identificar discrepancias en los datos. Por ejemplo, si su negocio hizo un promedio de 200 ventas por día y de repente se registraron 2000, podría averiguarlo con una consulta de Access.
La contabilidad es uno de los procesos comerciales donde la consistencia es vital. A lo largo del año, los números detrás de un negocio deben registrarse de manera precisa y consistente. Cuando estos datos se registran en Excel (u otro programa de hoja de cálculo), existe un gran potencial de error humano. El uso de Access puede eliminar este riesgo de error humano a través de la automatización.
3. Seguridad con SQL Server Express gratuito
Cuando se combina con el servidor gratuito SQL Server Express de Microsoft, sus datos están protegidos de miradas indiscretas:
- Protección de datos :Puede limitar quién ve qué mesas, permitiendo que solo los empleados autorizados vean los números de tarjeta de crédito y seguro social.
- Permisos de usuario: Si combina SQL Server con sus grupos de Active Directory, puede usar código para otorgar permisos a grupos específicos de usuarios para ciertas partes del sistema. Por ejemplo, puede limitar las funciones administrativas solo al grupo de administradores.
- Cifrado de datos: SQL Server también puede aplicar el cifrado entre el servidor y Access, evitando el ataque intermediario.
4. Accesibilidad
Microsoft Access también es relativamente fácil de usar. Para los usuarios existentes de MS Office, la interfaz es intuitiva. Sin embargo, para crear bases de datos complejas, los empleados necesitarán cierta capacitación. La simplicidad y la escalabilidad de MS Access son grandes beneficios:puede ser utilizado por todos, desde personal no capacitado hasta consultores de Microsoft Access.
Otro beneficio de Microsoft Access es que puede usarlo en computadoras Windows y Mac. Sin embargo, para hacer esto, deberá usar un escritorio remoto.
5. Base de datos de productos
Microsoft Access es una gran plataforma para usar para almacenar el inventario comercial. Cuando su negocio crezca, necesitará crear hojas de cálculo más complejas que contengan información de productos y cifras de ventas. No puede esperar que todo su personal recuerde nombres extensos, descripciones o códigos asociados con cada elemento de la base de datos. Aquí es donde entra en juego Microsoft Access:permite a los usuarios buscar elementos por nombre, código o descripción, e incluso exportar los datos a una hoja de cálculo de Excel. Esto también es útil para monitorear los niveles de existencias.
6. Bases de datos fáciles de migrar
Microsoft Access es el software de base de datos más popular del mundo y existe desde 1992. Eso significa que los desarrolladores han tenido mucho tiempo para hacerlo fácil de usar. Este diseño fácil de usar se extiende más allá del almacenamiento real de datos a tareas más complicadas como la migración de datos. Puede migrar fácilmente conjuntos de datos de otros programas de bases de datos y usar herramientas de datos de Microsoft como SQL Server.
7. Rentable
A medida que su negocio se expande, necesitará almacenar más datos. Contratar a una empresa externa para administrar su almacenamiento de datos puede ser costoso, por lo que es más rentable mantenerlo internamente. Eso significa que necesita un software de almacenamiento de datos. Microsoft Access no solo es uno de los mejores, también es uno de los más asequibles. En primer lugar, tiene un precio asequible, lo que significa que empresas de cualquier tamaño pueden comprarlo. Además, las actualizaciones se publican anualmente para que pueda continuar usando la última versión de Access de forma gratuita.
Probablemente ya esté pagando por una edición profesional de MS Office, lo que significa que no necesita gastar más en Access. Junto con los otros beneficios de este artículo, la asequibilidad de MS Access hace que sea difícil competir con soluciones alternativas.
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